Por la mañana alguien se sienta a preparar un presupuesto; primero suena el teléfono, luego aparece un cliente en la puerta y después llega el aviso de una avería. Por la tarde, el presupuesto sigue a medias.
En los pequeños negocios, el día a menudo puede llenarse con lo que llega en cada momento, y el trabajo importante que parece poder esperar puede quedarse atrás. Este artículo repasa, a través de preguntas, formas de separar lo urgente de lo importante y de hacer tiempo para lo importante.
⚡ Escenario de ejemplo: En un servicio de aire acondicionado llegan avisos de avería todo el día; los planes de mantenimiento y los presupuestos pendientes esperan semanas. Al notar que un trabajo se fue a otra empresa por un presupuesto tardío, el servicio decide reservar la primera hora de la mañana para los presupuestos y valorar brevemente las llamadas entrantes antes de atenderlas. Esta costumbre puede ayudar a que lo importante se quede menos atrás.
Qué diferencia hay entre el trabajo urgente y el importante
El trabajo urgente es el que se espera atender enseguida; el importante es el que marca el mañana del negocio pero parece dispuesto a esperar. Que una tarea sea urgente quizá no signifique que sea importante, y que una tarea importante sea silenciosa puede dejarla en segundo plano.
La tabla siguiente resume tipos de trabajo, ejemplos y cómo puede tratarse cada uno.
| Tipo de trabajo | Ejemplo | Cómo puede tratarse |
|---|---|---|
| Urgente e importante | Una avería que el cliente espera resuelta hoy | Enseguida |
| Importante pero no urgente | Preparar un presupuesto, escribir una guía de trabajo | Con un hueco fijo en el calendario |
| Urgente pero no importante | Una consulta de información que puede esperar | Con una respuesta breve o más adelante en la cola |
| Ni urgente ni importante | Pequeñas tareas que surgen durante el día | En bloque o en un rato libre |
| Trabajo que otra persona puede hacer | Una revisión rutinaria de pedidos | Explicándolo y delegándolo |
Cómo puede lo urgente llenar el día
Las peticiones nuevas que llegan durante el día suelen cortar la tarea en curso y llevar la atención hacia lo último que llegó. Cuando llamadas, mensajes y clientes en la puerta se suceden, el día puede terminar sin volver al trabajo previsto.
Tener clara la primera tarea antes de empezar el día puede ayudar a que no se pierda entre las peticiones. Contamos cómo decidir la primera tarea del día siguiente en nuestro artículo sobre puntos al terminar la jornada; aquí el tema es la decisión que se toma cuando llegan peticiones durante el día.
Cuándo se vuelve urgente el trabajo importante aplazado
El trabajo importante que se deja esperar puede pasar a la lista de lo urgente a medida que el tiempo se acorta. Un ordenador sin copia de los datos o un presupuesto aplazado pueden, un día inesperado, convertirse en el único tema de ese día.
Contamos cómo abordar tareas importantes pero silenciosas, como hacer copias de los datos, en nuestro artículo sobre controles antes de una avería. Cómo dar un nuevo día a una tarea aplazada puede ayudar a que no se olvide lo tratamos en nuestro artículo sobre por qué se olvidan las tareas de reunión.
Por qué todo puede parecer urgente
Algunas tareas parecen urgentes no porque lo sean, sino porque se notaron tarde. Cuando en un trabajo con entrega cercana se nota una falta el último día, ese día puede pasar por delante de otras tareas.
Revisar un trabajo antes de entregarlo y aclarar el día con antelación puede reducir lo que se deja para el último momento; tratamos los pasos de esta preparación en nuestro artículo sobre cómo preparar la entrega al cliente. Antes de empezar con una petición nueva, preguntarse si debe hacerse hoy o puede esperar su turno también puede facilitar la distinción.
Cómo reservar tiempo para lo importante
Hacer tiempo para lo importante puede depender de abrirle un hueco a propósito en el calendario.
Para proteger ese tiempo pueden destacar tres caminos.
1. Reservar la primera hora del día
La primera hora del día puede ser un momento en que las llamadas y las visitas aún no se han acumulado. Reservar esa hora para una tarea importante puede hacer que se aplace menos durante el día.
2. Agrupar las interrupciones
Mirar en bloque, a horas fijas, los mensajes y las llamadas pendientes de respuesta puede evitar dejar el trabajo con cada aviso. Puede dejarse abierta una vía para los casos de verdad urgentes.
3. Dividir el trabajo importante en partes pequeñas
Una tarea larga dividida en partes que caben en ratos cortos puede avanzar incluso en un día de mucho trabajo. Anotar dónde se quedó al final de cada parte puede facilitar la vuelta al trabajo.
Cómo reducir el trabajo urgente
Parte del trabajo urgente tiene su origen en pequeñas faltas que podrían haberse notado antes. Si las tareas urgentes que se repiten se anotan en una lista, puede verse cuáles podrían atenderse con antelación.
Por ejemplo, una respuesta preparada para las llamadas con la misma pregunta, un pedido hecho a tiempo para un material que se agota o una revisión periódica pueden hacer que estas tareas se vuelvan urgentes con menos frecuencia. Estas preparaciones también pueden formar parte del trabajo importante pero no urgente.
Qué tareas puede asumir otra persona
Parte del trabajo urgente también puede hacerlo otra persona que conozca la tarea. Ver qué tareas pueden delegarse puede ampliar el tiempo que queda para lo importante.
| Tarea | Quién puede hacerla | Cómo puede delegarse |
|---|---|---|
| Consultas de información frecuentes | Quien atiende el teléfono | Con respuestas preparadas |
| Revisión rutinaria de pedidos | Quien conoce los pedidos | Con una guía breve |
| Organizar citas | Quien trabaja en recepción | Con un calendario compartido |
| Encauzar averías sencillas | Una persona con experiencia | Enseñándolo en persona |
| Seguimiento de materiales | Quien conoce el almacén | Con una lista sencilla |
Antes de delegar una tarea puede hacer falta explicar cómo se hace. Tratamos cuándo puede convenir una guía escrita o enseñarla en persona en nuestro artículo sobre escribir una guía o enseñar trabajando.
Resumen
Cuando lo urgente tapa lo importante, pueden aplazarse las tareas que marcan el mañana del negocio. Separar lo urgente de lo importante, reducir lo que solo parece urgente por notarse tarde, dar a lo importante un hueco fijo en el calendario, agrupar las interrupciones y delegar algunas tareas puede ayudar a lograr ese equilibrio. En lugar de decir que no a las peticiones, ordenarlas de forma adecuada puede bastar en muchos casos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo distinguir el trabajo urgente del importante?
El trabajo urgente es el que se espera atender enseguida; el importante marca el mañana del negocio. Preguntarse qué cambiaría si una tarea no se hiciera hoy puede facilitar la distinción.
¿Por qué puede quedarse atrás lo importante?
El trabajo importante suele ser silencioso y nadie lo pide enseguida. Como las peticiones que llegan durante el día son más visibles, puede resultar más fácil atenderlas primero.
¿Cómo disminuir las interrupciones del día?
Mirar en bloque, a horas fijas, los mensajes y las llamadas pendientes puede ayudar. Puede dejarse abierta una vía para los casos de verdad urgentes.
¿Qué horas puedo reservar para lo importante?
La primera hora del día puede ser un momento con menos interrupciones. Reservarla en el calendario y dividir las tareas largas en partes puede ayudar.
¿Debo decir que no a las peticiones?
En lugar de decir que no, ordenar la petición de forma adecuada puede bastar en muchos casos. Decir al cliente cuándo se atenderá puede hacer la espera más comprensible.
Ordenemos juntos lo urgente y lo importante
Qué tareas se adelantan, cuándo le llega el turno a lo importante, qué puede delegarse. Podemos fijar ese orden con usted.
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