Wenn Dringendes das Wichtige verdrängt

Am Morgen setzt sich jemand hin, um ein Angebot vorzubereiten; zuerst klingelt das Telefon, dann steht ein Kunde in der Tür, dann kommt die Meldung einer Störung. Am Abend ist das Angebot noch halb fertig.

In kleinen Betrieben kann sich der Tag oft mit dem füllen, was gerade hereinkommt, und Arbeit, die wichtig ist, aber warten zu können scheint, kann zurückbleiben. Dieser Artikel zeigt anhand von Fragen, wie sich Dringendes von Wichtigem trennen und Zeit für Wichtiges schaffen lässt.

Was unterscheidet dringende von wichtiger Arbeit

Dringende Arbeit ist Arbeit, die sofort erledigt werden soll; wichtige Arbeit prägt das Morgen des Betriebs, scheint aber warten zu können. Dass eine Aufgabe dringend ist, heißt womöglich nicht, dass sie wichtig ist, und eine wichtige Aufgabe, die still ist, kann in den Hintergrund geraten.

Die folgende Tabelle fasst Arten von Arbeit, Beispiele und mögliche Umgangsweisen zusammen.

Wie kann Dringendes den Tag füllen

Neue Anfragen im Laufe des Tages unterbrechen meist die laufende Arbeit und ziehen die Aufmerksamkeit auf das zuletzt Eingetroffene. Kommen Anrufe, Nachrichten und Kunden an der Tür nacheinander, kann der Tag enden, ohne dass man zur geplanten Arbeit zurückkehrt.

Steht die erste Aufgabe vor Tagesbeginn fest, kann das helfen, dass sie zwischen den Anfragen nicht untergeht. Wie sich die erste Aufgabe schon am Vortag festlegen lässt, haben wir im Beitrag über Punkte am Tagesende für morgen beschrieben; hier geht es um die Entscheidung, die im Laufe des Tages fällt.

Wann wird aufgeschobene wichtige Arbeit dringend

Wichtige Arbeit, die liegen bleibt, kann mit knapper werdender Zeit auf die Liste des Dringenden wandern. Ein Computer ohne Datenkopie oder ein verschobenes Angebot kann an einem unerwarteten Tag zum einzigen Thema dieses Tages werden.

Wie sich stille, aber wichtige Aufgaben wie das Kopieren der Daten angehen lassen, haben wir im Beitrag zu Checks, bevor der Computer ausfällt beschrieben. Wie ein neuer Termin für eine verschobene Aufgabe helfen kann, dass sie nicht vergessen wird, behandeln wir im Beitrag darüber, warum Besprechungsaufgaben liegen bleiben.

Warum kann alles dringend wirken

Manche Aufgaben wirken dringend, nicht weil sie es sind, sondern weil sie spät bemerkt wurden. Fällt bei einer bald fälligen Arbeit am letzten Tag eine Lücke auf, kann sie an diesem Tag andere Arbeit verdrängen.

Eine Arbeit vor der Übergabe zu prüfen und den Tag vorher zu klären, kann Arbeit in letzter Minute verringern; die Schritte dieser Vorbereitung behandeln wir im Beitrag die Übergabe an den Kunden vorbereiten. Vor dem Beginn einer neuen Anfrage zu fragen, ob sie heute erledigt werden muss oder sich einreihen kann, kann die Unterscheidung ebenfalls erleichtern.

Wie lässt sich Zeit für Wichtiges freihalten

Zeit für wichtige Arbeit kann entstehen, wenn man ihr bewusst einen Platz im Kalender gibt.

Um diese Zeit zu schützen, können drei Wege auffallen.

1. Die erste Stunde des Tages freihalten

Die erste Stunde des Tages kann eine Zeit sein, in der Anrufe und Besuche noch nicht zunehmen. Diese Stunde für eine wichtige Aufgabe freizuhalten, kann verringern, dass sie im Laufe des Tages verschoben wird.

2. Unterbrechungen bündeln

Eingehende Nachrichten und Anrufe, die auf Rückmeldung warten, zu festen Zeiten gesammelt anzusehen, kann verringern, dass man bei jeder Benachrichtigung die Arbeit liegen lässt. Für wirklich dringende Fälle kann ein Weg offen bleiben.

3. Wichtige Arbeit in kleine Teile zerlegen

Eine lange Aufgabe, die in Teile für kurze Zeitfenster zerlegt wird, kann auch an einem vollen Tag vorankommen. Am Ende jedes Teils zu notieren, wo man steht, kann den Wiedereinstieg erleichtern.

Wie lässt sich Dringendes verringern

Ein Teil der dringenden Arbeit hat seinen Ursprung in kleinen Lücken, die sich früher hätten bemerken lassen. Werden wiederkehrende dringende Aufgaben auf einer Liste notiert, kann sichtbar werden, welche sich vorab erledigen ließen.

Zum Beispiel können eine fertige Antwort für Anrufe mit derselben Frage, eine rechtzeitige Bestellung für knapp werdendes Material oder eine regelmäßige Prüfung dazu beitragen, dass solche Aufgaben seltener dringend werden. Auch diese Vorbereitungen können zu den wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben zählen.

Welche Aufgaben kann jemand anderes übernehmen

Ein Teil der dringenden Arbeit kann auch von jemand anderem erledigt werden, der die Arbeit kennt. Zu sehen, welche Aufgaben sich übergeben lassen, kann die Zeit für wichtige Arbeit vergrößern.

Bevor eine Aufgabe übergeben wird, kann es nötig sein zu erklären, wie sie erledigt wird. Ob eine schriftliche Anleitung oder das Vormachen passen kann, haben wir im Beitrag Arbeitsanleitung schreiben oder vormachen behandelt.

Zusammenfassung

Wenn Dringendes das Wichtige verdrängt, können Aufgaben aufgeschoben werden, die das Morgen des Betriebs prägen. Dringendes von Wichtigem zu trennen, Arbeit zu verringern, die nur wegen später Entdeckung dringend wirkt, wichtiger Arbeit einen festen Platz im Kalender zu geben, Unterbrechungen zu bündeln und einige Aufgaben zu übergeben, kann helfen, dieses Gleichgewicht zu finden. Statt Anfragen abzulehnen, kann es in vielen Fällen genügen, sie passend einzureihen.