급한 일이 중요한 일을 밀어낼 때

아침에 견적을 만들려고 책상에 앉습니다. 먼저 전화가 울리고, 다음에는 고객이 문 앞에 나타나고, 이어서 고장 소식이 들어옵니다. 저녁이 되어도 견적은 절반인 채로 남아 있습니다.

작은 사업체에서는 하루가 그때그때 들어오는 일로 채워지기 쉽고, 중요하지만 기다릴 수 있어 보이는 일은 뒤로 밀릴 수 있습니다. 이 글에서는 급한 일과 중요한 일을 나누고 중요한 일에 시간을 내는 방법을 질문을 따라가며 살펴봅니다.

급한 일과 중요한 일은 무엇이 다른가

급한 일은 지금 바로 처리되기를 기다리는 일이고, 중요한 일은 사업의 내일을 좌우하지만 기다릴 수 있어 보이는 일입니다. 어떤 일이 급하다고 해서 중요한 것은 아닐 수 있고, 중요한 일이 조용하면 뒤로 물러날 수 있습니다.

아래 표는 일의 종류와 예, 다룰 수 있는 방법을 정리한 것입니다.

급한 일은 어떻게 하루를 채우는가

낮에 들어오는 새 요청은 하던 일을 끊고 가장 늦게 온 일로 주의를 끌어갑니다. 전화와 메시지, 문 앞의 고객이 잇따르면 계획한 일로 돌아가지 못한 채 하루가 끝날 수 있습니다.

하루가 시작되기 전에 첫 일이 정해져 있으면 들어오는 요청 사이에서 그 일이 묻히지 않는 데 도움이 될 수 있습니다. 내일의 첫 일을 하루 전에 정하는 방법은 하루를 마치며 내일을 준비하는 일을 다룬 글에서 살펴보았습니다. 여기서 다루는 것은 낮에 요청이 들어올 때 내리는 판단입니다.

미뤄 둔 중요한 일은 언제 급해지는가

기다리게 둔 중요한 일은 시간이 줄어들수록 급한 일 목록으로 옮겨 갈 수 있습니다. 복사본이 없는 컴퓨터나 미뤄 둔 견적이 예상치 못한 날에 그날의 유일한 주제가 되기도 합니다.

자료 복사처럼 조용하지만 중요한 일을 다루는 방법은 컴퓨터가 고장 나기 전 점검을 다룬 글에서 설명했습니다. 미뤄 둔 일에 새 날짜를 정하는 것이 그 일을 잊지 않는 데 어떻게 도움이 되는지는 회의에서 나온 일이 잊히는 이유를 다룬 글에서 살펴보았습니다.

왜 모든 일이 급해 보이는가

어떤 일은 실제로 급해서가 아니라 늦게 알아차려서 급해 보입니다. 납기가 가까운 일의 부족한 부분을 마지막 날에 알게 되면, 그날은 다른 일들을 밀어낼 수 있습니다.

전달 전에 일을 확인하고 날짜를 미리 분명히 해 두면 마지막 순간에 남는 일을 줄일 수 있습니다. 이 준비의 단계는 고객에게 일을 넘겨주기 전 준비를 다룬 글에서 살펴보았습니다. 새 요청을 시작하기 전에 오늘 해야 하는지 아니면 순서를 기다려도 되는지 물어보는 것도 구분을 쉽게 합니다.

중요한 일에 시간을 어떻게 낼까

중요한 일에 쓸 시간은 일정표에 일부러 자리를 내주면서 생길 수 있습니다.

이 시간을 지키는 데 세 가지 방법이 있습니다.

1. 하루의 첫 시간 비워 두기

하루의 첫 시간은 전화와 방문이 아직 늘지 않은 때일 수 있습니다. 이 시간을 중요한 일에 두면 그 일이 낮에 미뤄지는 일이 줄어듭니다.

2. 방해를 한데 모으기

답을 기다리는 메시지와 전화를 정해진 시간에 모아서 보면 알림마다 일을 놓을 필요가 줄어듭니다. 정말 급한 경우를 위해 연락할 길은 열어 둘 수 있습니다.

3. 중요한 일을 작게 나누기

긴 일을 짧은 시간에 맞는 크기로 나누면 바쁜 날에도 진행할 수 있습니다. 각 부분이 끝날 때 어디까지 했는지 적어 두면 일로 돌아오기 쉬워집니다.

급한 일을 어떻게 줄일까

급한 일의 일부는 미리 알아챌 수 있었던 작은 부족함에 뿌리가 있습니다. 되풀이되는 급한 일을 목록에 적으면 어떤 것을 미리 처리할 수 있었는지 보입니다.

예를 들어 같은 질문으로 오는 전화를 위한 준비된 답, 떨어져 가는 자재의 이른 주문, 정해진 시기의 점검은 이런 일이 급해지는 횟수를 줄일 수 있습니다. 이런 준비도 중요하지만 급하지 않은 일에 들어갈 수 있습니다.

어떤 일을 다른 사람이 맡을 수 있을까

급한 일의 일부는 일을 아는 다른 사람도 할 수 있습니다. 어떤 일을 넘길 수 있는지 살펴보면 중요한 일에 남는 시간을 넓힐 수 있습니다.

일을 넘기기 전에 어떻게 하는지 설명해야 할 수도 있습니다. 글로 적은 안내가 맞을 때와 옆에서 보여 주는 것이 맞을 때는 일을 글로 적을지, 옆에서 가르칠지를 다룬 글에서 살펴보았습니다.

요약

급한 일이 중요한 일을 밀어내면 사업의 내일을 좌우하는 일이 미뤄질 수 있습니다. 급한 일과 중요한 일을 나누고, 늦게 알아차려 급해 보이는 일을 줄이고, 중요한 일에 일정표의 고정된 자리를 주고, 방해를 한데 모으고, 일부 일을 넘기는 것이 이 균형을 잡는 데 도움이 될 수 있습니다. 요청을 거절하기보다 알맞은 순서에 놓는 것으로 충분할 때가 많습니다.