Acil İşler Önemli İşlerin Önüne Geçiyorsa

Sabah bir teklif hazırlamak için masaya oturuluyor; önce bir telefon geliyor, ardından kapıda bir müşteri beliriyor, sonra bir arıza haberi. Akşam olduğunda teklif hâlâ yarım duruyor.

Küçük işletmelerde gün, çoğu zaman o anda gelen işlerle dolabilir ve önemli ama beklemesi mümkün görünen işler geride kalabilir. Bu yazı, acil ile önemli işi ayırmanın ve önemli işe zaman ayırmanın yollarını sorular üzerinden ele alıyor.

Acil İş ile Önemli İş Arasındaki Fark Nedir

Acil iş hemen ilgilenilmesi beklenen iştir; önemli iş ise işletmenin yarınını etkileyen ama beklemeye razı görünen iştir. Bir işin acil olması, onun önemli olduğu anlamına gelmeyebilir; önemli bir işin sessiz olması da onu geri plana itebilir.

Aşağıdaki tablo iş türlerini, örneklerini ve nasıl ele alınabileceklerini özetliyor.

Acil İşler Günü Nasıl Doldurabilir

Gün içinde gelen yeni istekler, o anki işi bölerek dikkati en son gelen işe çekebilir. Telefon, mesaj ve kapıya gelen müşteri art arda geldiğinde, gün planlanan işlere dönülmeden bitebilir.

Güne başlamadan önce ilk işin belli olması, gelen isteklerin arasında bu işin kaybolmamasına yardım edebilir. Yarının ilk işini bir gün önceden belirlemeyi gün sonunda yarına hazırlık yazısında anlattık; burada konu, gün içinde gelen işler karşısında verilen karar.

Ertelenen Önemli İş Ne Zaman Acile Dönüşür

Beklemeye bırakılan önemli bir iş, zamanı daraldıkça acil işler listesine taşınabilir. Yedeği alınmamış bir bilgisayar ya da ertelenmiş bir teklif, beklenmedik bir günde o günün tek konusu olabilir.

Yedek almak gibi önemli ama sessiz işlerin nasıl ele alınabileceğini bilgisayar bozulmadan önce yapılabilecek kontroller yazısında anlattık. Ertelenen bir işe yeni bir gün vermenin, onun unutulmamasına nasıl yardım edebileceğini de toplantıdan çıkan işlerin neden unutulduğu üzerine yazdığımız yazıda ele aldık.

Her İş Neden Acil Görünebilir

Bazı işler acil olduğu için değil, geç fark edildiği için acil görünebilir. Teslim günü yaklaşan bir işin eksiği son gün fark edildiğinde, o gün başka işlerin önüne geçebilir.

Teslimden önce işi kontrol etmek ve günü önceden netleştirmek, son dakikaya kalan işleri azaltabilir; bu hazırlığın adımlarını işi müşteriye teslim etmeye hazırlanmak yazısında ele aldık. Gelen bir isteğe başlamadan önce bunun bugün mü yapılması gerektiğini, yoksa sıraya mı girebileceğini sormak da ayrımı kolaylaştırabilir.

Önemli İşe Zaman Nasıl Ayrılabilir

Önemli işe zaman ayırmak, takvimde ona bilerek yer açmakla mümkün olabilir.

Bu zamanı korumak için üç yol öne çıkabilir.

1. Günün ilk saatini ayırmak

Günün ilk saati, telefonların ve ziyaretlerin henüz yoğunlaşmadığı bir zaman olabilir. Bu saati önemli bir işe ayırmak, o işin gün içinde ertelenmesini azaltabilir.

2. Kesintileri bir araya toplamak

Gelen mesajlara ve geri dönüş bekleyen aramalara gün içinde belirli aralıklarla toplu olarak bakmak, her bildirimde işi bırakma ihtiyacını azaltabilir. Gerçekten acil bir durum için ulaşılabilecek bir yol açık bırakılabilir.

3. Önemli işi küçük parçalara bölmek

Uzun sürecek bir iş, kısa zaman aralıklarına sığacak parçalara bölündüğünde, yoğun bir günde de ilerletilebilir. Her parçanın sonunda nerede kalındığını not etmek, işe dönmeyi kolaylaştırabilir.

Acil İşler Nasıl Azaltılabilir

Acil işlerin bir kısmının kaynağı, önceden fark edilebilecek küçük eksiklerdir. Sık tekrar eden acil işler bir listeye yazıldığında, hangilerinin önceden ele alınabileceği görülebilir.

Örneğin, aynı soruyla gelen aramalar için hazır bir cevap, azalan bir malzeme için önceden verilen sipariş ya da düzenli bir kontrol, bu işlerin acile dönüşmesini seyrekleştirebilir. Bu hazırlıklar da önemli ama acil olmayan işler arasında yer alabilir.

Hangi İşler Başkasına Bırakılabilir

Acil işlerin bir kısmı, işi bilen başka biri tarafından da yapılabilir. Hangi işlerin devredilebileceğini görmek, önemli işlere ayrılacak zamanı genişletebilir.

Bir işi devretmeden önce onun nasıl yapıldığını anlatmak gerekebilir. İşi yazılı bir tarifle mi yoksa yanında göstererek mi aktarmanın uygun olabileceğini iş tarifi yazmak ile yanında öğretmek arasındaki seçim üzerine yazdığımız yazıda ele aldık.

Özet

Acil işler önemli işlerin önüne geçtiğinde, işletmenin yarınını etkileyen işler ertelenebilir. Acil ile önemliyi ayırmak, geç fark edildiği için acil görünen işleri azaltmak, önemli işe takvimde sabit bir yer açmak, kesintileri bir araya toplamak ve bazı işleri devretmek bu dengeyi kurmaya yardım edebilir. Gelen isteklere hayır demek yerine onları uygun bir sıraya koymak, birçok durumda yeterli olabilir.