急事挤掉要紧事时怎么办

早上坐下来准备一份报价：先是电话响了，接着客户到了门口，然后传来一条故障消息。到了傍晚，报价还只做了一半。

在小企业里，一天常常被当下进来的事填满，而重要却好像可以等的活会被落在后面。本文用一连串问题，谈怎样分清急事和要紧事，并为要紧事挤出时间。

急事和要紧事有什么不同

急事是别人等着马上处理的活；要紧事影响生意的明天，却好像可以等。 一件事急，未必说明它要紧；要紧事安静，反而容易被排到后面。

下表汇总了活的类型、例子和可以采取的做法。

急事怎样填满一天

白天进来的新请求往往打断手上的活，把注意力拉到最后来的那件。 电话、消息和上门的客户接连不断时，一天可能结束了也没回到原本要做的活。

一天开始前先定下第一件活，可能让它不至于淹没在请求里。前一天定下明天第一件活的做法，我们在下班前为明天做的准备一文中谈过；这里说的是白天有请求进来时的判断。

被推后的要紧事什么时候变急

放着等的要紧事，会随着时间变少而挪进急事的名单。 没有备份的电脑或推后的报价，可能在某个意外的日子成为当天唯一的话题。

像备份这样安静却要紧的活怎么安排，我们在电脑坏掉前的检查一文中讲过。给推后的活定一个新日期怎样帮助它不被忘记，我们在会议后的任务为什么被遗忘一文中谈过。

为什么每件事都显得急

有些活显得急，不是因为真的急，而是因为发现得晚。交期临近的活在最后一天才发现缺东西，那天它就可能挤到别的活前面。

交付前先核对活、提前说清日期，可能减少留到最后一刻的事；这份准备的步骤，我们在向客户交付工作前的准备一文中谈过。开始一个新请求之前，先问一句是今天就要做，还是可以排队，也能让区分更容易。

怎样为要紧事留出时间

要紧事的时间，往往来自在日程里特意为它空出的位置。

要守住这段时间，可以看三种做法。

1. 留出一天的第一个小时

一天的第一个小时，电话和来访可能还不多。把这个小时留给一件要紧事，可以减少它在白天被推后的次数。

2. 把打断集中起来

把等回复的消息和电话放在固定时段集中查看，可以减少每来一条提醒就放下手上活的情况。真正紧急的情况，可以留一条能找到人的路。

3. 把要紧事拆成小块

把长的活拆成能塞进短时间的小块，忙碌的一天也能往前推。每块结束时记下做到哪里，回到这件活时会更容易。

怎样减少急事

急事里有一部分，根源是本可以早点发现的小缺口。 把反复出现的急事记在一张清单上，就能看出哪些本可以提前处理。

比如，为问同样问题的电话准备好答复、为快用完的材料早点下单、按时做一次检查，都可能让这些活变急的次数变少。这些准备本身，也属于要紧但不急的活。

哪些活可以交给别人

急事里有一部分，懂这件活的其他人也能做。看看哪些活可以交出去，能为要紧事留下更多时间。

把活交出去之前，可能需要说明它怎么做。什么时候适合写成说明、什么时候适合当面示范，我们在写成说明还是手把手教一文中谈过。

小结

急事挤掉要紧事时，影响生意明天的活可能被一再推后。分清急事和要紧事、减少因为发现得晚才显得急的活、在日程里给要紧事留固定位置、把打断集中起来、把一部分活交出去，可能有助于找到这个平衡。与其拒绝请求，不如把它排进合适的顺序，多数情况下就够了。