Quand l'urgent passe avant l'important

Le matin, quelqu'un s'installe pour préparer un devis ; d'abord le téléphone sonne, puis un client se présente à la porte, puis arrive l'annonce d'une panne. Le soir, le devis est encore à moitié fait.

Dans les petites entreprises, la journée peut souvent se remplir de ce qui arrive sur le moment, et un travail important qui semble pouvoir attendre peut rester en arrière. Cet article présente, à travers des questions, des façons de distinguer l'urgent de l'important et de faire de la place à l'important.

Quelle différence entre travail urgent et travail important

Le travail urgent est celui qu'on attend tout de suite ; le travail important est celui qui façonne l'avenir de l'entreprise mais semble pouvoir attendre. Qu'une tâche soit urgente ne veut pas forcément dire qu'elle est importante, et une tâche importante qui reste discrète peut passer au second plan.

Le tableau ci-dessous résume des types de travail, des exemples et la façon dont chacun peut être traité.

Comment l'urgent peut-il remplir la journée

Les nouvelles demandes de la journée ont tendance à interrompre la tâche en cours et à attirer l'attention vers la dernière arrivée. Quand appels, messages et clients à la porte se succèdent, la journée peut se terminer sans retour au travail prévu.

Connaître la première tâche avant le début de la journée peut éviter qu'elle se perde parmi les demandes. Nous avons décrit comment fixer la première tâche du lendemain dans notre article sur les points en fin de journée pour demain ; ici, le sujet est la décision prise quand les demandes arrivent en cours de journée.

Quand un travail important reporté devient-il urgent

Un travail important laissé en attente peut passer sur la liste de l'urgent à mesure que le temps presse. Un ordinateur sans copie des données ou un devis reporté peut, un jour imprévu, devenir le seul sujet de la journée.

Nous avons décrit comment aborder des tâches importantes mais discrètes, comme la copie des données, dans notre article sur les contrôles avant une panne d'ordinateur. La façon dont une nouvelle date donnée à une tâche reportée peut éviter qu'elle soit oubliée est traitée dans notre article sur pourquoi les tâches de réunion s'oublient.

Pourquoi tout peut-il sembler urgent

Certaines tâches semblent urgentes non parce qu'elles le sont, mais parce qu'elles ont été repérées tard. Quand un manque est repéré le dernier jour sur un travail à livrer bientôt, ce jour-là il peut passer devant les autres tâches.

Vérifier un travail avant la remise et préciser le jour à l'avance peut limiter ce qui reste pour la dernière minute ; nous avons traité les étapes de cette préparation dans notre article sur la façon de préparer la remise du travail au client. Avant de commencer une nouvelle demande, se demander si elle doit être faite aujourd'hui ou peut prendre son tour peut aussi faciliter la distinction.

Comment réserver du temps à l'important

Faire du temps pour l'important peut passer par une place qu'on lui ouvre volontairement dans le calendrier.

Trois pistes peuvent ressortir pour protéger ce temps.

1. Réserver la première heure de la journée

La première heure de la journée peut être un moment où les appels et les visites ne se sont pas encore accumulés. Réserver cette heure à une tâche importante peut limiter le risque qu'elle soit reportée dans la journée.

2. Regrouper les interruptions

Regarder en groupe, à heures fixes, les messages et les appels qui attendent une réponse peut limiter le besoin de lâcher le travail à chaque notification. Une voie peut rester ouverte pour les cas vraiment urgents.

3. Découper le travail important en petites parties

Une longue tâche découpée en parties qui tiennent dans de courts créneaux peut avancer même lors d'une journée chargée. Noter où l'on s'est arrêté à la fin de chaque partie peut faciliter la reprise.

Comment réduire le travail urgent

Une partie du travail urgent prend sa source dans de petits manques qui auraient pu être repérés plus tôt. Si les tâches urgentes qui reviennent sont notées sur une liste, on peut voir lesquelles pourraient être traitées à l'avance.

Par exemple, une réponse toute prête pour les appels qui posent la même question, une commande passée à temps pour un matériau qui s'épuise ou une vérification régulière peuvent rendre plus rare le passage de ces tâches à l'urgence. Ces préparations peuvent elles aussi faire partie du travail important mais pas urgent.

Quelles tâches une autre personne peut-elle prendre

Une partie du travail urgent peut aussi être faite par une autre personne qui connaît la tâche. Voir quelles tâches peuvent être confiées peut élargir le temps laissé à l'important.

Avant de confier une tâche, il peut être nécessaire d'expliquer comment elle se fait. Nous avons traité le choix entre une consigne écrite et une démonstration dans notre article sur le fait d'écrire la marche à suivre ou la montrer.

En résumé

Quand l'urgent passe avant l'important, les tâches qui façonnent l'avenir de l'entreprise peuvent être reportées. Distinguer l'urgent de l'important, limiter ce qui ne semble urgent que parce qu'il a été repéré tard, donner à l'important une plage fixe dans le calendrier, regrouper les interruptions et confier certaines tâches peut aider à trouver cet équilibre. Plutôt que de refuser les demandes, les mettre dans un ordre adapté peut suffire dans bien des cas.