Mientras sale el último cliente del día, el teléfono suena una vez más y la jornada termina con prisa. La primera hora de la mañana siguiente puede irse en intentar recordar dónde se quedó todo.
Los últimos minutos del día pueden influir en cómo empieza el siguiente. Este artículo describe seis puntos que un pequeño negocio puede revisar al terminar la jornada, por qué cada uno puede importar y cómo puede abordarse.
⚡ Escenario de ejemplo: En una sastrería, las pruebas, los arreglos y las recogidas se mezclan todo el día; los trabajos a medias a veces quedan solo en la cabeza del sastre. Al notar que un arreglo prometido se olvidó al día siguiente, la sastrería decide preparar una nota breve y revisar las recogidas de mañana antes de terminar la jornada. Esta costumbre puede ayudar a saber por dónde empezar por la mañana.
El desorden de mañana puede empezar hoy
El desorden de la mañana siguiente a menudo puede venir de un día que terminó con prisa. Las tareas a medias, las llamadas pendientes y las entregas de mañana se intentan recordar durante el día; por la mañana, parte de ellas puede olvidarse.
La tabla siguiente resume los seis puntos, por qué cada uno puede importar y cuánto puede llevar. Estos puntos pueden abordarse, por lo general, con un vistazo de pocos minutos.
| Punto | Por qué | Cuánto puede llevar |
|---|---|---|
| Anotar las tareas a medias | Quizá no haga falta buscar dónde se quedó el trabajo | Unos minutos |
| Separar las llamadas sin respuesta | La persona a quien responder puede no olvidarse | Unos minutos |
| Revisar las entregas de mañana | Algo que falta puede notarse con tiempo | Unos minutos, según el número de pedidos |
| Decidir la primera tarea | Por dónde empezar el día puede quedar claro | Un momento |
| Poner en su sitio los archivos de hoy | La información del día puede no perderse | Unos minutos |
| Dejar una nota para mañana | Otra persona también puede seguir con el trabajo | Unos minutos |
1. Anotar las tareas a medias
Escribir en una lista breve las tareas empezadas y no terminadas durante el día las mantiene a la vista al día siguiente. Cuando una tarea a medias solo se guarda en la memoria, su turno puede perderse con el ritmo del nuevo día.
Añadir brevemente dónde se quedó la tarea y cuál es el siguiente paso puede reducir la necesidad de volver a pensarla por la mañana. Contamos cómo pueden perderse las tareas habladas en una reunión en nuestro artículo sobre por qué se olvidan las tareas de reunión; aquí el tema es una persona o un equipo pequeño que revisa sus propias tareas al final del día.
2. Separar llamadas y mensajes sin respuesta
Anotar en un lugar aparte las llamadas y los mensajes sin respuesta reúne a las personas a las que hay que responder. En un día de mucho trabajo, una llamada puede quedar para más tarde, y al día siguiente esa intención puede olvidarse.
Al tomar la nota, puede bastar con escribir quién llamó, qué quería y cuándo se le responderá. Tratamos cómo registrar estas llamadas en nuestro artículo sobre llamadas sin respuesta.
3. Revisar los pedidos que se entregan mañana
Revisar al final del día los trabajos que se entregan al día siguiente puede ayudar a notar a tiempo una pieza que falta o un paso sin terminar. Una falta que se nota por la mañana puede no resolverse antes de que llegue el cliente.
En esta revisión puede bastar con mirar la nota del pedido, la forma de entrega y el día indicado al cliente. Tratamos qué se puede hacer para tomar el pedido completo desde el principio en nuestro artículo sobre errores al tomar los pedidos.
4. Decidir la primera tarea de mañana
Decidir hoy con qué tarea empezar mañana puede ayudar a que los primeros minutos de la mañana no se vayan en dudas.
En esta decisión pueden destacar tres temas.
1. La primera tarea de la mañana
Elegir la primera tarea entre los trabajos de mañana puede aclarar por dónde empezar el día. Un trabajo con fecha de entrega cercana puede destacar en esta elección.
2. Quién empieza con qué tarea
En un equipo pequeño, hablar brevemente de con qué tarea empieza cada uno por la mañana puede reducir que dos personas se dirijan al mismo trabajo.
3. Material o información que falta
Si falta un material para la primera tarea o una información que se espera del cliente, anotarlo hoy puede reducir la espera por la mañana.
5. Poner en su sitio los archivos de hoy
Llevar los archivos, fotos y notas del día a un lugar que todos puedan encontrar puede ayudar a que esa información no se quede en un solo teléfono u ordenador. Un documento guardado en el escritorio o una foto que queda en el teléfono puede no encontrarse cuando se busca al día siguiente.
Contamos formas de ordenar los archivos en una carpeta común en nuestro artículo sobre errores al organizar archivos. Al final del día también puede revisarse si se ha hecho una copia de los archivos de hoy; tratamos cómo comprobarlo en nuestro artículo sobre controles antes de una avería.
6. Dejar una nota breve para mañana
Si al día siguiente otra persona empieza el trabajo o existe la posibilidad de llegar tarde, una nota breve puede ayudar a que el trabajo siga. La nota puede ser una lista sencilla de unos pocos campos.
| Campo | Por qué hace falta |
|---|---|
| Tareas a medias | Indica dónde se quedó cada tarea |
| Personas a quienes responder | Recuerda a quién responder y sobre qué |
| Entregas de mañana | Indica qué trabajos deben estar listos |
| Primera tarea de mañana | Señala por dónde empezar el día |
| Faltas | Recuerda el material o la información que se espera |
Guardar la nota cada día en el mismo lugar puede ayudar a que quien la busque la encuentre con facilidad. Si la nota es breve, escribirla al final del día puede no llevar mucho tiempo.
Resumen
El desorden del día siguiente puede venir de una jornada que termina con prisa. Anotar las tareas a medias, separar las llamadas sin respuesta, revisar las entregas de mañana, decidir la primera tarea, poner en su sitio los archivos de hoy y dejar una nota breve puede ayudar a empezar el día con más orden. Cada uno de estos puntos puede abordarse con un vistazo de pocos minutos.
Preguntas frecuentes
¿Qué puede ser útil revisar al terminar la jornada?
Las tareas a medias, las llamadas y mensajes sin respuesta, las entregas de mañana, la primera tarea, los archivos del día y una nota breve para mañana pueden contarse entre estos puntos.
¿Cuánto puede llevar la preparación al final del día?
El tiempo puede variar según la carga de trabajo. Si los puntos se mantienen breves, cada uno puede abordarse con un vistazo de pocos minutos; la diferencia puede venir de hacerlo con regularidad.
¿Dónde debería anotar las tareas a medias?
Elegir un único lugar que todos conozcan puede ayudar. Puede ser un cuaderno, un archivo compartido o una lista en un tablero; puede bastar con escribir dónde se quedó la tarea y el siguiente paso.
¿Cómo elijo la primera tarea de mañana?
Los trabajos con entrega cercana y los clientes que esperan pueden destacar en esta elección. Si falta un material o un dato para la primera tarea, anotarlo hoy puede reducir la espera por la mañana.
¿Cómo puede seguir el trabajo al día siguiente si no estoy?
Puede ayudar dejar una nota breve con las tareas a medias, las personas a quienes responder, las entregas de mañana y las faltas. Si la nota está cada día en el mismo lugar, puede encontrarse con facilidad.
Organicemos juntos el final de su jornada
Dónde se anotan las tareas, cómo se separan las llamadas, dónde queda la nota de mañana. Podemos crear este hábito paso a paso.
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