Au moment où le dernier client de la journée s'en va, le téléphone sonne encore une fois et la journée se termine dans la hâte. La première heure du lendemain peut passer à essayer de se rappeler où l'on en était.
Les dernières minutes de la journée peuvent influencer la façon dont le lendemain commence. Cet article présente six points qu'une petite entreprise peut regarder en fin de journée, pourquoi chacun peut compter et comment l'aborder.
⚡ Scénario d'exemple : Dans un atelier de retouches, essayages, ajustements et retraits de vêtements se mêlent toute la journée ; les travaux en suspens restent parfois seulement dans la tête du tailleur. Après avoir constaté qu'une retouche promise a été oubliée le lendemain, l'atelier décide de préparer une courte note et de regarder les retraits du lendemain avant de finir la journée. Cette habitude peut aider à savoir par où commencer le matin.
La confusion de demain peut commencer aujourd'hui
La confusion du lendemain matin peut souvent venir d'une journée qui s'est terminée dans la hâte. Tâches en suspens, appels à rendre et livraisons du lendemain sont gardés en tête pendant la journée ; le matin venu, une partie peut être oubliée.
Le tableau ci-dessous résume les six points, pourquoi chacun peut compter et combien de temps il peut prendre. Ces points peuvent en général être traités d'un coup d'œil de quelques minutes.
| Point | Pourquoi | Combien de temps cela peut prendre |
|---|---|---|
| Noter les tâches en suspens | Il peut devenir inutile de chercher où l'on en était | Quelques minutes |
| Mettre de côté les appels sans réponse | La personne à recontacter peut ne pas être oubliée | Quelques minutes |
| Regarder les livraisons du lendemain | Un manque peut être repéré à l'avance | Quelques minutes, selon le nombre de commandes |
| Choisir la première tâche | Le point de départ de la journée peut devenir clair | Un court instant |
| Ranger les fichiers du jour | Les informations de la journée peuvent ne pas se perdre | Quelques minutes |
| Laisser une note pour demain | Une autre personne peut poursuivre le travail | Quelques minutes |
1. Noter les tâches en suspens
Écrire sur une courte liste les tâches commencées mais non terminées dans la journée les garde visibles le lendemain. Quand une tâche en suspens n'est gardée qu'en tête, son tour peut se perdre dans l'agitation du nouveau jour.
Ajouter brièvement où en est la tâche et quelle est l'étape suivante peut réduire le besoin d'y réfléchir à nouveau le matin. Nous avons décrit comment les tâches évoquées en réunion peuvent se perdre dans notre article sur pourquoi les tâches de réunion s'oublient ; ici, le sujet est une personne ou une petite équipe qui regarde ses propres tâches en fin de journée.
2. Mettre de côté les appels et messages sans réponse
Noter à part les appels et les messages restés sans réponse réunit en un même endroit les personnes à recontacter. Un jour chargé, un appel peut être remis à plus tard, et le lendemain cette intention peut être oubliée.
En prenant la note, écrire qui a appelé, ce que la personne voulait et quand la recontacter peut suffire. Nous avons traité la façon d'enregistrer ces appels dans notre article sur les appels restés sans réponse.
3. Regarder les commandes à livrer demain
Regarder en fin de journée les travaux à livrer le lendemain peut aider à repérer à temps une pièce manquante ou une étape inachevée. Un manque repéré le matin peut ne pas être comblé avant l'arrivée du client.
Pour ce coup d'œil, regarder la fiche de commande, le mode de livraison et le jour annoncé au client peut suffire. Nous avons traité ce qu'on peut faire pour prendre la commande complète dès le départ dans notre article sur les erreurs lors de la prise de commande.
4. Choisir la première tâche de demain
Décider dès aujourd'hui par quelle tâche commencer demain peut aider à ce que les premières minutes du matin ne se passent pas dans l'hésitation.
Trois sujets peuvent ressortir dans ce choix.
1. La première tâche du matin
Choisir la première tâche parmi les travaux du lendemain peut clarifier le point de départ de la journée. Un travail dont la livraison est proche peut ressortir dans ce choix.
2. Qui commence par quelle tâche
Dans une petite équipe, dire brièvement par quelle tâche chacun commencera le matin peut réduire le risque que deux personnes se lancent sur le même travail.
3. Matériel ou information manquants
S'il manque un matériel pour la première tâche ou une information attendue du client, le noter dès aujourd'hui peut réduire l'attente le matin.
5. Ranger les fichiers du jour
Placer les fichiers, photos et notes du jour dans un endroit que tous peuvent trouver peut aider à ce que ces informations ne restent pas sur un seul téléphone ou ordinateur. Un document enregistré sur le bureau ou une photo restée dans un téléphone peut être introuvable quand on le cherche le lendemain.
Nous avons décrit comment ranger les fichiers dans un dossier commun dans notre article sur les erreurs de rangement des fichiers. En fin de journée, on peut aussi vérifier si une copie des fichiers du jour a été faite ; nous avons traité cette vérification dans notre article sur les contrôles avant une panne d'ordinateur.
6. Laisser une courte note pour demain
Si une autre personne commence le travail le lendemain ou si un retard le matin est possible, une courte note peut aider le travail à se poursuivre. La note peut être une simple liste de quelques rubriques.
| Rubrique | Pourquoi elle est utile |
|---|---|
| Tâches en suspens | Indique où en est chaque tâche |
| Personnes à recontacter | Rappelle qui recontacter et à quel sujet |
| Livraisons du lendemain | Indique quels travaux doivent être prêts |
| Première tâche du lendemain | Précise par où commencer la journée |
| Manques | Rappelle le matériel ou l'information attendus |
Garder la note chaque jour au même endroit peut aider la personne qui la cherche à la trouver facilement. Si la note reste courte, l'écrire en fin de journée peut ne pas prendre longtemps.
En résumé
La confusion du lendemain peut venir d'une journée qui se termine dans la hâte. Noter les tâches en suspens, mettre de côté les appels sans réponse, regarder les livraisons du lendemain, choisir la première tâche, ranger les fichiers du jour et laisser une courte note peut aider à commencer la journée de façon plus ordonnée. Chacun de ces points peut être traité d'un coup d'œil de quelques minutes.
Questions fréquentes
Que peut-il être utile de regarder en fin de journée ?
Les tâches en suspens, les appels et messages sans réponse, les livraisons du lendemain, la première tâche, les fichiers du jour et une courte note pour demain peuvent compter parmi ces points.
Combien de temps peut prendre la préparation de fin de journée ?
La durée peut varier selon la charge de travail. Si les points restent courts, chacun peut être traité d'un coup d'œil de quelques minutes ; la différence peut venir de la régularité.
Où noter les tâches en suspens ?
Choisir un seul endroit connu de tous peut aider. Ce peut être un cahier, un fichier partagé ou une liste sur un tableau ; écrire où en est la tâche et l'étape suivante peut suffire.
Comment choisir la première tâche du lendemain ?
Les travaux dont la livraison est proche et les clients qui attendent peuvent ressortir dans ce choix. S'il manque un matériel ou une information pour la première tâche, le noter dès aujourd'hui peut réduire l'attente le matin.
Comment le travail peut-il continuer le lendemain en mon absence ?
Laisser une courte note avec les tâches en suspens, les personnes à recontacter, les livraisons du lendemain et les manques peut aider. Si la note se trouve chaque jour au même endroit, elle peut être trouvée facilement.
Bâtissons ensemble votre routine de fin de journée
Où les tâches sont notées, comment les appels sont mis de côté, où se trouve la note du lendemain. Nous pouvons installer cette habitude pas à pas.
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