Конец дня: шесть шагов к завтрашнему дню

Пока последний клиент уходит, телефон звонит ещё раз, и день заканчивается в спешке. Первый час следующего утра может уйти на то, чтобы вспомнить, на чём всё остановилось.

Последние минуты дня могут влиять на то, как начнётся следующий. В этой статье описаны шесть пунктов, на которые небольшая компания может посмотреть в конце дня, почему каждый из них может быть важен и как к нему подойти.

Завтрашняя путаница может начаться сегодня

Путаница следующего утра нередко может быть связана с тем, что предыдущий день закончился в спешке. Незавершённые дела, неотвеченные звонки и завтрашние выдачи держат в голове весь день; к утру часть из них может забыться.

В таблице ниже собраны шесть пунктов, почему каждый может быть важен и сколько времени он может занять. Обычно с этими пунктами можно разобраться за несколько минут.

1. Записать незавершённые дела

Короткий список начатых, но не законченных за день дел сохраняет их на виду на следующий день. Если незавершённое дело держат только в голове, в суете нового дня его очередь может потеряться.

Если кратко добавить, на чём остановилось дело и какой следующий шаг, утром может не понадобиться обдумывать его заново. О том, как теряются дела, обсуждённые на встречах, мы рассказали в статье почему забываются задачи после совещаний; здесь речь о том, как один человек или небольшая команда в конце дня смотрит на свои дела.

2. Отделить пропущенные звонки и сообщения

Запись пропущенных звонков и сообщений в отдельное место собирает вместе тех, кому нужно ответить. В загруженный день звонок могут отложить на потом, а на следующий день об этом намерении могут не вспомнить.

В записке может быть достаточно указать, кто звонил, что хотел и когда ему ответить. Как фиксировать такие звонки, мы разобрали в статье про пропущенные звонки.

3. Просмотреть заказы на завтра

Если в конце дня просмотреть работы, которые нужно выдать завтра, это может помочь вовремя заметить недостающую деталь или незаконченный шаг. Нехватку, замеченную утром, могут не успеть восполнить до прихода клиента.

Для этого может хватить взгляда на запись заказа, способ передачи и день, названный клиенту. Что можно сделать, чтобы с самого начала принять заказ без пробелов, мы разобрали в статье ошибки при приёме заказа от клиента.

4. Выбрать первое дело на завтра

Если уже сегодня решить, с какого дела начать завтра, это может помочь не тратить первые минуты утра на раздумья.

При этом выборе могут выделяться три темы.

1. Первое дело утром

Выбор первого дела среди завтрашних работ может прояснить, с чего начать день. В этом выборе может выделяться работа с близким сроком выдачи.

2. Кто с какого дела начинает

В небольшой команде короткий разговор о том, кто с какого дела начнёт утром, может снизить вероятность того, что двое возьмутся за одну работу.

3. Недостающие материалы или сведения

Если для первого дела не хватает материала или ожидаемых от клиента сведений, запись об этом уже сегодня может сократить ожидание утром.

5. Разложить сегодняшние файлы по местам

Перенос файлов, фотографий и заметок за день в место, которое найдут все, может помочь, чтобы эти сведения не остались на одном телефоне или компьютере. Документ, сохранённый на рабочем столе, или фото в телефоне на следующий день могут не найтись.

Способы упорядочить файлы в общей папке мы описали в статье ошибки при упорядочивании общих файлов. В конце дня можно также проверить, есть ли копия сегодняшних файлов; как это сделать, мы разобрали в статье о том, какие проверки провести до поломки компьютера.

6. Оставить короткую записку на завтра

Если завтра работу начнёт другой человек или утром возможна задержка, короткая записка может помочь делу продолжиться. Записка может быть простым списком из нескольких полей.

Если хранить записку каждый день в одном месте, тому, кто её ищет, может быть проще её найти. Если записка короткая, её написание в конце дня может не занять много времени.

Коротко

Путаница следующего дня может быть связана с тем, что день закончился в спешке. Записать незавершённые дела, отделить пропущенные звонки, просмотреть завтрашние выдачи, выбрать первое дело, разложить сегодняшние файлы и оставить короткую записку может помочь начать день спокойнее. С каждым из этих пунктов можно разобраться за несколько минут.