Gün Sonunda Yarına Hazırlık İçin Altı Nokta

Günün son müşterisi çıkarken telefon bir kez daha çalıyor ve gün aceleyle bitiyor. Ertesi sabahın ilk saati, dün nerede kalındığını hatırlamaya çalışarak geçebiliyor.

Günün son birkaç dakikası, ertesi günün nasıl başlayacağını etkileyebilir. Bu yazı, küçük işletmelerde gün biterken bakılabilecek altı noktayı, her birinin neden önemli olabileceğini ve nasıl ele alınabileceğini anlatıyor.

Yarının Karışıklığı Bugünün Sonunda Başlayabilir

Ertesi sabahın karışıklığı, çoğu zaman bir önceki günün aceleyle bitmesinden kaynaklanabilir. Gün içinde yarım kalan işler, dönülmemiş aramalar ve yarının teslimleri akılda tutulmaya çalışılır; sabah olduğunda bunların bir kısmı hatırlanmayabilir.

Aşağıdaki tablo altı noktayı, her birinin neden önemli olabileceğini ve ne kadar sürebileceğini özetliyor. Bu noktalar genelde birkaç dakikalık kısa bakışlarla ele alınabilir.

1. Yarım Kalan İşleri Not Etmek

Gün içinde başlanıp bitirilemeyen işleri kısa bir listeye yazmak, ertesi gün bu işleri görünür tutar. Yarım kalan bir iş yalnızca akılda tutulduğunda, yeni günün yoğunluğunda sırası kaybolabilir.

Listeye işin nerede kaldığını ve bir sonraki adımı kısaca eklemek, sabah yeniden düşünme ihtiyacını azaltabilir. Toplantıda konuşulan işlerin nasıl kaybolabileceğini toplantıdan çıkan işlerin neden unutulduğu üzerine yazdığımız yazıda anlattık; burada konu, günün sonunda bir kişinin ya da küçük bir ekibin kendi işlerine bakması.

2. Dönülmemiş Aramaları ve Mesajları Ayırmak

Cevaplanamayan aramaları ve mesajları ayrı bir yere not etmek, geri dönülecek kişileri bir arada toplar. Yoğun bir günde bir arama "sonra dönerim" diye bırakılabilir; ertesi gün bu niyet hatırlanmayabilir.

Not alırken kimin aradığını, ne istediğini ve ne zaman dönüleceğini yazmak yeterli olabilir. Bu aramaların nasıl kayda alınabileceğini cevapsız kalan aramalar üzerine yazdığımız yazıda ele aldık.

3. Yarın Teslim Edilecek Siparişlere Bakmak

Ertesi gün teslim edilecek işlere günün sonunda bakmak, eksik bir parçanın ya da bitmemiş bir adımın vaktinde fark edilmesine yardım edebilir. Sabah fark edilen bir eksik, müşteri gelmeden tamamlanamayabilir.

Bu bakışta siparişin notuna, teslim şekline ve müşteriye verilen güne göz atmak yeterli olabilir. Siparişin baştan eksiksiz alınması için yapılabilecekleri müşteri siparişini alırken yapılan hatalar yazısında ele aldık.

4. Yarının İlk İşini Belirlemek

Yarın ilk olarak hangi işe başlanacağını bugünden belirlemek, sabahın ilk dakikalarının kararsızlıkla geçmesini önlemeye yardım edebilir.

Bu belirlemede üç konu öne çıkabilir.

1. Sabah ilk ele alınacak iş

Yarının işleri arasından ilk ele alınacak olanı seçmek, güne nereden başlanacağını netleştirebilir. Teslim günü yakın olan iş bu seçimde öne çıkabilir.

2. Kimin hangi işle başlayacağı

Küçük bir ekipte herkesin sabah hangi işle başlayacağını kısaca konuşmak, aynı işe iki kişinin yönelmesini azaltabilir.

3. Eksik malzeme ya da bilgi

İlk iş için gereken bir malzeme ya da müşteriden beklenen bir bilgi eksikse, bunu bugünden not etmek sabah beklemeyi azaltabilir.

5. Bugünkü Dosyaları Yerine Koymak

Gün içinde oluşan dosyaları, fotoğrafları ve notları herkesin bulabileceği yere taşımak, bu bilgilerin tek bir telefonda ya da bilgisayarda kalmamasına yardım edebilir. Masaüstüne kaydedilen bir belge ya da telefonda duran bir fotoğraf, ertesi gün arandığında bulunamayabilir.

Dosyaları ortak bir klasörde düzenlemenin yollarını ortak dosyaları düzenlerken yapılan hatalar yazısında anlattık. Bugünkü dosyaların yedeğinin alınıp alınmadığına da günün sonunda göz atılabilir; bunun nasıl kontrol edilebileceğini bilgisayar bozulmadan önce yapılabilecek kontroller yazısında ele aldık.

6. Yarın İçin Kısa Bir Not Bırakmak

Ertesi gün işe başka biri başlayacaksa ya da sabah gecikme ihtimali varsa, kısa bir not işin sürmesine yardım edebilir. Not, birkaç alandan oluşan basit bir liste olabilir.

Notu her gün aynı yerde tutmak, onu arayan kişinin kolayca bulmasına yardım edebilir. Not kısa tutulduğunda, günün sonunda yazmak da uzun sürmeyebilir.

Özet

Ertesi günün karışıklığı, günün aceleyle bitmesinden kaynaklanabilir. Yarım kalan işleri not etmek, dönülmemiş aramaları ayırmak, yarının teslimlerine bakmak, yarının ilk işini belirlemek, bugünkü dosyaları yerine koymak ve yarın için kısa bir not bırakmak, güne daha düzenli başlamaya yardım edebilir. Bu noktaların her biri birkaç dakikalık bir bakışla ele alınabilir.