Während der letzte Kunde des Tages geht, klingelt das Telefon noch einmal, und der Tag endet in Eile. Die erste Stunde des nächsten Morgens kann damit vergehen, sich zu erinnern, wo man stehen geblieben ist.
Die letzten Minuten des Tages können beeinflussen, wie der nächste Tag beginnt. Dieser Artikel beschreibt sechs Punkte, die kleine Betriebe am Tagesende ansehen können, warum jeder davon wichtig sein kann und wie er sich angehen lässt.
⚡ Beispielszenario: In einer Schneiderei greifen Anproben, Änderungen und Abholungen den ganzen Tag ineinander; offene Arbeiten bleiben manchmal nur im Kopf des Schneiders. Als sich zeigt, dass eine zugesagte Änderung am nächsten Tag vergessen wurde, beschließt die Schneiderei, vor Tagesende eine kurze Notiz anzulegen und die Abholungen von morgen anzusehen. Diese Gewohnheit kann helfen, morgens zu wissen, wo man anfängt.
Das Durcheinander von morgen kann heute beginnen
Das Durcheinander am nächsten Morgen kann oft daher rühren, dass der Vortag in Eile endete. Offene Aufgaben, nicht erwiderte Anrufe und die Lieferungen von morgen werden tagsüber im Kopf behalten; am Morgen fällt ein Teil davon womöglich nicht mehr ein.
Die folgende Tabelle fasst die sechs Punkte zusammen, warum jeder wichtig sein kann und wie lange er dauern kann. Diese Punkte lassen sich meist mit einem kurzen Blick von wenigen Minuten angehen.
| Punkt | Warum | Wie lange es dauern kann |
|---|---|---|
| Offene Aufgaben notieren | Man muss morgens womöglich nicht suchen, wo man stand | Wenige Minuten |
| Unbeantwortete Anrufe sammeln | Wer eine Rückmeldung erwartet, gerät womöglich nicht in Vergessenheit | Wenige Minuten |
| Die Lieferungen von morgen ansehen | Etwas Fehlendes kann vorher auffallen | Je nach Zahl der Aufträge wenige Minuten |
| Die erste Aufgabe festlegen | Wo der Tag beginnt, kann klar werden | Ein kurzer Moment |
| Die Dateien von heute ablegen | Informationen des Tages gehen womöglich nicht verloren | Wenige Minuten |
| Eine Notiz hinterlassen | Auch jemand anderes kann die Arbeit fortführen | Wenige Minuten |
1. Offene Aufgaben notieren
Tagsüber begonnene, aber nicht beendete Aufgaben auf eine kurze Liste zu schreiben, hält sie am nächsten Tag sichtbar. Wird eine offene Aufgabe nur im Kopf behalten, kann sie im Trubel des neuen Tages untergehen.
Kurz zu ergänzen, wo die Aufgabe steht und was der nächste Schritt ist, kann das erneute Nachdenken am Morgen verringern. Wie in Besprechungen genannte Aufgaben verloren gehen können, haben wir im Beitrag darüber beschrieben, warum Besprechungsaufgaben liegen bleiben; hier geht es darum, dass eine Person oder ein kleines Team am Tagesende auf die eigenen Aufgaben schaut.
2. Unbeantwortete Anrufe und Nachrichten sammeln
Unbeantwortete Anrufe und Nachrichten an einer eigenen Stelle zu notieren, bündelt die Personen, die eine Rückmeldung erwarten. An einem vollen Tag bleibt ein Anruf womöglich mit dem Gedanken liegen, sich später zu melden, und am nächsten Tag fällt dieses Vorhaben nicht mehr ein.
Bei der Notiz kann es genügen, festzuhalten, wer angerufen hat, was die Person wollte und wann man sich meldet. Wie sich solche Anrufe erfassen lassen, haben wir im Beitrag über unbeantwortete Anrufe behandelt.
3. Die Aufträge für morgen ansehen
Am Tagesende die Arbeiten anzusehen, die am nächsten Tag geliefert werden, kann helfen, ein fehlendes Teil oder einen offenen Arbeitsschritt rechtzeitig zu bemerken. Eine Lücke, die erst am Morgen auffällt, lässt sich vor dem Eintreffen des Kunden womöglich nicht mehr füllen.
Dabei kann ein Blick auf die Bestellnotiz, die Lieferart und den dem Kunden genannten Tag genügen. Was sich tun lässt, damit die Bestellung von Anfang an ohne Lücken aufgenommen wird, haben wir im Beitrag über Fehler bei der Bestellannahme behandelt.
4. Die erste Aufgabe von morgen festlegen
Schon heute festzulegen, mit welcher Aufgabe man morgen beginnt, kann helfen, dass die ersten Minuten des Morgens nicht mit Unentschlossenheit vergehen.
Bei dieser Festlegung können drei Themen auffallen.
1. Die erste Aufgabe am Morgen
Aus den Arbeiten von morgen die erste auszuwählen, kann klären, wo der Tag beginnt. Eine Arbeit mit nahem Liefertag kann bei dieser Wahl in den Vordergrund rücken.
2. Wer mit welcher Aufgabe beginnt
In einem kleinen Team kurz zu besprechen, womit jede Person morgens beginnt, kann verringern, dass sich zwei Personen derselben Arbeit zuwenden.
3. Fehlendes Material oder fehlende Angaben
Fehlt ein Material für die erste Aufgabe oder eine erwartete Angabe vom Kunden, kann eine Notiz schon heute das Warten am Morgen verringern.
5. Die Dateien von heute ablegen
Tagsüber entstandene Dateien, Fotos und Notizen an einen Ort zu legen, den alle finden, kann dazu beitragen, dass diese Informationen nicht auf einem einzigen Telefon oder Computer bleiben. Ein auf dem Desktop gespeichertes Dokument oder ein Foto im Telefon lässt sich am nächsten Tag womöglich nicht finden.
Wege, Dateien in einem gemeinsamen Ordner zu ordnen, haben wir im Beitrag über Fehler bei der Dateiablage im Team beschrieben. Am Tagesende lässt sich auch prüfen, ob von den Dateien des Tages eine Kopie angelegt wurde; wie das geht, behandeln wir im Beitrag zu Checks, bevor der Computer ausfällt.
6. Eine kurze Notiz für morgen hinterlassen
Beginnt am nächsten Tag jemand anderes mit der Arbeit oder könnte es morgens später werden, kann eine kurze Notiz helfen, dass die Arbeit weiterläuft. Die Notiz kann eine einfache Liste aus einigen Feldern sein.
| Feld | Warum es nötig ist |
|---|---|
| Offene Aufgaben | Zeigt, wo jede Aufgabe steht |
| Rückmeldungen | Erinnert daran, wem man zu welchem Thema antwortet |
| Lieferungen von morgen | Zeigt, welche Arbeiten fertig sein sollen |
| Erste Aufgabe von morgen | Nennt, wo der Tag beginnt |
| Fehlendes | Erinnert an erwartetes Material oder erwartete Angaben |
Die Notiz jeden Tag am selben Ort aufzubewahren, kann helfen, dass sie leicht gefunden wird. Bleibt die Notiz kurz, dauert das Schreiben am Tagesende womöglich nicht lange.
Zusammenfassung
Das Durcheinander des nächsten Tages kann daher rühren, dass der Tag in Eile endet. Offene Aufgaben zu notieren, unbeantwortete Anrufe zu sammeln, die Lieferungen von morgen anzusehen, die erste Aufgabe festzulegen, die Dateien von heute abzulegen und eine kurze Notiz zu hinterlassen, kann helfen, geordneter in den Tag zu starten. Jeder dieser Punkte lässt sich mit einem Blick von wenigen Minuten angehen.
Häufig gestellte Fragen
Was kann am Tagesende sinnvoll sein anzusehen?
Offene Aufgaben, unbeantwortete Anrufe und Nachrichten, die Lieferungen von morgen, die erste Aufgabe von morgen, die Dateien des Tages und eine kurze Notiz für morgen können zu diesen Punkten zählen.
Wie lange kann die Vorbereitung am Tagesende dauern?
Die Dauer kann je nach Arbeitslast schwanken. Bleiben die Punkte kurz, lässt sich jeder mit einem Blick von wenigen Minuten angehen; den Unterschied kann die Regelmäßigkeit ausmachen.
Wo sollte ich offene Aufgaben aufschreiben?
Einen Ort zu wählen, den alle kennen, kann helfen. Das kann ein Heft, eine gemeinsame Datei oder eine Liste an einer Tafel sein; festzuhalten, wo die Aufgabe steht und was als Nächstes kommt, kann genügen.
Wie wähle ich die erste Aufgabe für morgen aus?
Arbeiten mit nahem Liefertag und wartende Kunden können bei der Wahl in den Vordergrund rücken. Fehlt für die erste Aufgabe ein Material oder eine Angabe, kann eine Notiz schon heute das Warten am Morgen verringern.
Wie kann die Arbeit am nächsten Tag weiterlaufen, wenn ich nicht da bin?
Eine kurze Notiz mit offenen Aufgaben, Rückmeldungen, Lieferungen von morgen und Fehlendem kann helfen. Liegt die Notiz jeden Tag am selben Ort, kann sie leichter gefunden werden.
Gestalten wir Ihre Routine am Tagesende gemeinsam
Wo offene Aufgaben notiert werden, wie Rückmeldungen gesammelt werden, wo die Notiz für morgen liegt. Diese Gewohnheit bauen wir gern mit Ihnen auf.
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