Otomasyon kuruldu ve ekip devraldı. Peki işe yaradı mı? Bu ders birinci derste yazdığınız başlangıç değerine geri dönüyor ve ölçüm kayıt formunu dolduruyor: hangi ölçü, hangi değer, nasıl ölçüldü ve hangi karara bağlandı.
Bu seri bir işi seçmekle başladı. Sonra süreci yazıya döktünüz, veriyi tanımladınız, aracı seçtiniz, akışı kurdunuz, sistemleri bağladınız, istisnaları karara bağladınız ve ekibe devrettiniz. Bu ders geriye dönüp bakmayı ve bundan sonrasını konu ediyor.
Ölçmenin sebebi rapor üretmek değil. Ölçüm iki soruya cevap veriyor: kurulan şey işe yarıyor mu, ve sıradaki adım büyütmek mi yoksa durdurmak mı. İkisi de sayı olmadan tartışmaya dönüşüyor.
Ön koşul: birinci derste yazılmış bir başlangıç değeri ve en az bir ay çalışmış bir akış. Başlangıç değeri yoksa bu ders yine işe yarar ama ilk ölçüm karşılaştırma değil, yeni bir başlangıç değeri olur.
Otomasyonda en kolay ölçülen şeyler çoğu zaman en az işe yarayanlar: kaç kayıt işlendi, kaç mesaj gitti, sistem kaç saat ayakta kaldı. Bunlar sistemin çalıştığını gösteriyor, işin iyileştiğini değil.
İşe yarayan ölçüler işin kendisinden çıkıyor. Birinci derste seçtiğiniz işin hangi tarafı sizi rahatsız ediyordu? Ölçü orada duruyor.
Bir işin baştan sona ne kadar sürdüğü, kaçının elle düzeltildiği, müşterinin ne kadar beklediği. Karara girdi veren ölçüler bunlar.
Kaç kayıt geçti, kaç uyarı çıktı, kaç istisna defterde. İşin ölçüsünü açıklamak için gerekli, tek başına yeterli değil.
Ekibin işi nasıl bulduğu, müşterinin ne dediği. Sayıya dökülmüyor ama forma bir satır olarak yazılıyor; sayının nedenini o taşıyor.
Form bir sayfaya sığıyor ve her satır bir ölçüyü tutuyor. Sütunlar ölçümün cevaplaması gereken sorulara karşılık geliyor. Bir sütun boş kalırsa o satır sonraki ölçümde karşılaştırılamıyor.
Formu ölçümden önce doldurmak, ölçümden sonra doldurmaktan farklı. Önce doldurulduğunda "nasıl ölçtük" satırı sabit kalıyor; sonra doldurulduğunda her ölçümde biraz başka türlü ölçülüyor.
Beşinci sütun karar: bu satır neye yol açtı. Boş kalırsa form bir ölçüm kaydı değil, bir sayı listesi oluyor.
Birinci derste iş envanterini çıkarıp bir işi seçmiş ve o işin başlangıç değerini yazmıştınız: iş haftada kaç kez tekrarlanıyordu, her seferinde ne kadar sürüyordu, kaçında düzeltme gerekiyordu.
O sayfayı şimdi açın. Ölçümün zemini orada. Başlangıç değeri olmadan bugünkü sayı tek başına ne iyi ne kötü; sadece bir sayı.
Başlangıç değeri tahminle yazıldıysa forma öyle yazılıyor. Tahmini ölçümle karşılaştırmak, iki ölçümü karşılaştırmakla aynı şey değil; bu not ileride yanlış okumanın önüne geçiyor.
Aşağıdaki dört ölçü çoğu otomasyonda işi anlatmaya yetiyor. Hepsini birden ölçmek gerekmiyor; birinci derste sizi rahatsız eden taraf hangisiyse oradan başlanıyor.
Her ölçünün bir sayma kuralı var. Kuralı yazmadan ölçmek, ikinci ölçümde başka bir şeyi ölçmeye yol açıyor.
İş baştan sona ne kadar sürüyor ve bunun ne kadarı bekleme. Bekleme genelde süreden daha çok değişiyor.
Kaç kayıt elle düzeltildi, kaçı istisna defterine girdi. İkisi ayrı sayılıyor: biri hata, öbürü kuralın dışında kalan durum.
İşin ne kadarı akıştan geçiyor. Dar kapıdan başlayan bir akışta bu oran zamanla değişiyor ve öbür sayıları etkiliyor.
Ölçümün sıklığı, ölçülen şeyin değişme hızına bağlı. Günlük ölçüm çoğu işte gürültü üretiyor: sayı oynuyor ama sebebi haftanın hangi günü olduğu. Aylık ölçüm ise sorunu geç gösteriyor.
Yaygın düzen şu: ilk ay haftalık, sonrasında aylık. İlk ay sık ölçmenin sebebi iyileşmeyi görmek değil, ölçüm kuralının kendisini oturtmak.
Kapsam dışı günleri yazmak önemli. Yazılmazsa altı ay sonra sayıdaki sıçramanın sebebi hatırlanmıyor ve sıçrama otomasyona bağlanıyor.
Ölçüm bazen istenen yönde çıkmıyor. Bu, otomasyonun işe yaramadığı anlamına gelmiyor; önce sayının neyi anlattığına bakılıyor.
Üç ihtimal var ve üçünün cevabı farklı. Sırayla eleniyorlar.
Sayma kuralı değişmiş, kapsam dışı gün sayılmış veya kaynak değişmiş olabilir. Önce bu eleniyor, yoksa yanlış işe girişiliyor.
Akış işin küçük bir bölümünden geçiyor olabilir. Bu durumda toplam süre pek oynamıyor; kapsam ölçüsü bunu gösteriyor.
Darboğaz otomatikleştirilen adımda değil, öncesinde veya sonrasında olabilir. Süreç haritası burada yeniden açılıyor.
Otomasyondan çıkan en yaygın sonuç zaman. Bu zaman yazılmazsa görünmez oluyor: iş hafifliyor ama kimse bunu gösteremiyor ve bir sonraki otomasyon için ikna gerekiyor.
Zamanın nereye gittiğini yazmak, otomasyonun karşılığını somutlaştırıyor ve büyütme kararına girdi veriyor.
Yeni doğan işleri de yazmak, tabloyu dürüst tutuyor. Dokuzuncu dersteki sahipsiz iş sorunu genelde burada, kazanılan zamanın yanında görünüyor.
Ölçüm iyi çıktığında ilk düşünce genelde "aynısını her yere kuralım" oluyor. Üç ayrı yol var ve üçü aynı şey değil; hangisinin seçildiği forma yazılıyor.
Karar, ölçümün hangi tarafının iyi çıktığına bağlı. Kapsam düşükken yeni iş açmak, çalışan bir akışı yarım bırakıyor.
Kapsamı büyütmek: dar kapıdan geçen işin oranını artırmak. Kapsam ölçüsü düşükse sıradaki adım genelde bu.
İkinci şube, ikinci ekip, ikinci ürün hattı. Süreç haritası kopyalanıyor ama veri ve yetki satırları yeniden yazılıyor.
Envanterde bekleyen ikinci işe geçmek. Birinci dersin puanlama tablosu burada ikinci kez açılıyor.
Büyütme kurulumu tekrarlamak değil. Kurulumun hangi parçasının aynen geçtiği, hangisinin yeniden yazıldığı baştan ayrılıyor. Aksi halde ikinci kurulum birincinin yarısı kadar sürüyor ama iki katı hata çıkarıyor.
Sıra şu: önce kopyalanan, sonra uyarlanan, en sonda birleştirilen.
Ertelenen satırı boş bırakmamak gerekiyor. İlk kurulumda çözülmemiş bir konu ikinci kurulumda kendiliğinden çözülmüyor, ikiye katlanıyor.
Her otomasyonun büyütülmesi gerekmiyor. Bazıları kurulduktan sonra işini yapıyor ama karşılığı bakım yükünü karşılamıyor. Bunu yazmak, otomasyonu bir başarısızlık olarak değil bir ölçüm sonucu olarak kapatma yolunu açıyor.
Durdurma kararı da forma yazılıyor: hangi ölçü, hangi değer, hangi tarihte hangi kararla kapandı.
Durdurulan akış silinmiyor, kapatılıyor ve kaydı kalıyor. Aynı iş bir yıl sonra geri geldiğinde kurulum fişi ve süreç haritası hâlâ orada duruyor.
Ofis birinci derste portal ilanlarından gelen mesajların takibini seçmişti. Başlangıç değeri şöyle yazılmıştı: haftada seksen mesaj, her birine ortalama iki saat içinde dönülüyor, mesajların bir kısmı akşam üstü kayboluyordu.
Altıncı ayın sonunda ofis ölçüm formunu ikinci kez dolduruyor. Karşılaştırma birinci dersteki satırın üzerine yapılıyor.
Bekleme satırı: başlangıçta ilk dönüş ortalama iki saatti, bugün kırk dakika civarında. Nasıl ölçüldüğü yazılı: portal kaydının geliş saati ile ilk yanıt saati arasındaki fark, hafta içi günler, tatil günleri kapsam dışı.
Kapsam satırı: mesajların tamamı akıştan geçmiyor. Telefonla gelen talepler hâlâ elle giriliyor ve bu, toplam süre ölçüsünü aşağı çekmiyor. Karar sütununa "önce kapsam" yazılıyor; yeni iş açılmıyor.
İstisna satırı: defterde altı ayda on dokuz kayıt var, on biri aynı üç durumdan geliyor. Üçü de akışa kural olarak girmiş durumda, kalan sekizi elle karara bağlanıyor. Bu satır bakım yükünü gösteriyor.
Kazanılan zaman satırı: ofis sorumlusunun haftada altı saati boşalmış; bu saatin bir bölümü bekleyen listeyi gözden geçirmeye, kalanı randevu görüşmelerine gidiyor. Yeni doğan iş de aynı satıra yazılmış.
Ofisin kararı büyütme değil genişletme oluyor: telefonla gelen talepleri de aynı akışa almak. İkinci iş, kapsam yükseldikten sonra envanterden seçilecek satır olarak forma not ediliyor.
Bu hafta ölçüm formunu açın ve çalışan akışınız için ilk satırı doldurun. Altı ay beklemek gerekmiyor; ilk ölçüm bir karşılaştırma değilse bile ikinci ölçümün zemini oluyor.
Ölçüm kayıt formunu indir (xlsx) · hangi ölçü, başlangıç değeri, bugünkü değer, nasıl ölçüldü ve hangi karar sütunlarıyla tek sayfalık form; ölçüm takvimi, kazanılan zaman ve büyütme kararı bölümleri de içinde.
Aşağıdakiler ölçümden değil, ölçümün kurgusundan çıkıyor. Ortak yanları şu: hiçbiri sistemde bir arıza olarak görünmüyor.
Bugünkü sayı yazılıyor ama karşılaştıracak zemin yok. Tartışma sayının üzerinden değil, hislerin üzerinden yürüyor.
İkinci ölçümde biraz başka türlü sayılıyor. İki sayı karşılaştırılabilir görünüyor ama aynı şeyi anlatmıyor.
"Bin kayıt işlendi" raporlanıyor. İşin ne kadar sürdüğü ve kaçının düzeltildiği ise ölçülmemiş oluyor.
Süre ölçüsü oynamıyor diye akış başarısız sayılıyor. Oysa işin küçük bir bölümü akıştan geçiyor ve sorun orada.
Ölçüm yapılıyor, sayı yazılıyor, karar bağlanmıyor. Form birkaç ay sonra doldurulmayı bırakıyor.
Karşılığı bakım yükünü karşılamayan akış, kimse kapatmayı konuşmadığı için yıllarca bakım listesinde kalıyor.
Ölçüm turunun sonunda bu listedeki her maddeye cevap verebiliyorsanız ölçüm oturmuş sayılıyor.
Ölçüm konuşmasında geçen sözler. Ölçüleri aynı adla anmak, formun altıncı ayda da okunur kalmasına yarıyor.
Bu derste seriyi kapattınız: ölçüyü seçtiniz, başlangıç değerine geri döndünüz, sayının nedenini yazdınız ve büyütme ile durdurma kararlarını ayırdınız. Müfredat burada tamamlanıyor.
Sıradaki tur ikinci işle başlıyor. Bunun için birinci dersin envanteri ve puanlama tablosu yeniden açılıyor.
İş envanteri, üç ölçütle puanlama ve başlangıç değeri. Ölçümün karşılaştırdığı zemin orada yazılmıştı.
Devir kontrol listesi ve tek kapı. Kazanılan zamanın yanında doğan yeni işler orada sahipleniliyor.
Eğitim bölümünün tamamı ve sonradan eklenen modüller.
Ölçüm formunu birlikte doldurmak isterseniz yazın, başlangıç değerinizi beraber çıkaralım.
WhatsApp'tan Teklif Al