Die Automatisierung steht und das Team hat sie übernommen. Hat sie also etwas gebracht? Diese Lektion kehrt zu dem in der ersten Lektion geschriebenen Ausgangswert zurück und füllt den Messbogen aus: welches Maß, welcher Wert, wie gemessen wurde und an welche Entscheidung es gebunden war.
Diese Reihe begann damit, eine Aufgabe auszuwählen. Dann haben Sie den Prozess aufgeschrieben, die Daten bestimmt, das Werkzeug gewählt, den Ablauf gebaut, die Systeme verbunden, die Ausnahmen entschieden und die Arbeit an das Team übergeben. Diese Lektion blickt zurück und behandelt, was danach kommt.
Der Grund für das Messen ist nicht, einen Bericht zu erzeugen. Die Messung beantwortet zwei Fragen: tut das Gebaute seine Arbeit, und ist der nächste Schritt Wachsen oder Anhalten. Ohne Zahlen werden beide zur Meinungssache.
Voraussetzung: ein in der ersten Lektion geschriebener Ausgangswert und ein Ablauf, der seit mindestens einem Monat läuft. Ohne Ausgangswert lohnt diese Lektion trotzdem, doch die erste Messung ist kein Vergleich; sie wird zu einem neuen Ausgangswert.
Das am leichtesten Messbare in der Automatisierung bringt oft am wenigsten: wie viele Datensätze durchliefen, wie viele Nachrichten hinausgingen, wie viele Stunden das System oben blieb. Das zeigt, dass das System läuft, nicht dass die Arbeit besser wurde.
Die Maße, die etwas bringen, kommen aus der Arbeit selbst. Welche Seite der in der ersten Lektion gewählten Aufgabe hat Sie gestört? Dort liegt das Maß.
Wie lange eine Aufgabe von Anfang bis Ende dauert, wie viel davon von Hand nachgebessert wird, wie lange der Kunde wartet. Das sind die Maße, die in eine Entscheidung eingehen.
Wie viele Datensätze durchliefen, wie viele Meldungen kamen, wie viele Ausnahmen im Verzeichnis stehen. Nötig, um das Maß der Arbeit zu erklären, allein aber nicht genug.
Wie das Team die Arbeit findet, was der Kunde sagt. Das wird nicht zur Zahl, kommt aber als Zeile in den Bogen; es trägt den Grund hinter der Zahl.
Der Bogen passt auf eine Seite und jede Zeile hält ein Maß. Die Spalten entsprechen den Fragen, die eine Messung beantworten muss. Bleibt eine Spalte leer, lässt sich diese Zeile bei der nächsten Messung nicht vergleichen.
Den Bogen vor der Messung auszufüllen ist etwas anderes, als ihn danach auszufüllen. Vorher ausgefüllt bleibt die Zeile zum Wie der Messung fest; danach ausgefüllt wird jede Runde ein wenig anders gemessen.
Die fünfte Spalte ist die Entscheidung: wozu diese Zeile geführt hat. Bleibt sie leer, ist der Bogen kein Messbogen mehr, sondern eine Liste von Zahlen.
In der ersten Lektion haben Sie das Aufgabenverzeichnis erstellt, eine Aufgabe gewählt und ihren Ausgangswert geschrieben: wie oft die Aufgabe in der Woche wiederkehrte, wie lange sie jedes Mal dauerte, in wie vielen Fällen eine Nachbesserung nötig war.
Öffnen Sie jene Seite jetzt. Dort liegt der Boden der Messung. Ohne Ausgangswert ist die heutige Zahl für sich weder gut noch schlecht; sie ist nur eine Zahl.
Wurde der Ausgangswert geschätzt, kommt er so in den Bogen. Eine Schätzung mit einer Messung zu vergleichen ist nicht dasselbe wie zwei Messungen zu vergleichen; diese Notiz hält später ein falsches Lesen fern.
Die vier Maße unten reichen in den meisten Automatisierungen aus, um die Arbeit zu erzählen. Alle auf einmal zu messen ist nicht nötig; man beginnt bei der Seite, die Sie in der ersten Lektion gestört hat.
Jedes Maß hat eine Zählregel. Ohne die Regel zu schreiben zu messen führt dazu, in der zweiten Runde etwas anderes zu messen.
Wie lange die Aufgabe von Anfang bis Ende dauert und wie viel davon Warten ist. Das Warten bewegt sich meist mehr als die Dauer.
Wie viele Datensätze von Hand nachgebessert wurden, wie viele ins Ausnahmeverzeichnis kamen. Beides wird getrennt gezählt: das eine ist ein Fehler, das andere ein Fall außerhalb der Regel.
Wie viel der Aufgabe durch den Ablauf geht. In einem Ablauf, der durch eine enge Tür begann, ändert sich dieser Anteil mit der Zeit und berührt die anderen Zahlen.
Wie oft gemessen wird, hängt davon ab, wie schnell sich das Gemessene ändert. Tägliches Messen erzeugt in den meisten Arbeiten Rauschen: die Zahl bewegt sich, der Grund ist aber der Wochentag. Monatliches Messen zeigt ein Problem spät.
Die verbreitete Ordnung ist diese: im ersten Monat wöchentlich, danach monatlich. Der Grund für das häufige Messen im ersten Monat ist nicht, die Besserung zu sehen, sondern die Zählregel selbst einzuspielen.
Die ausgenommenen Tage aufzuschreiben ist wichtig. Ungeschrieben wird nach sechs Monaten der Grund für einen Sprung in der Zahl nicht mehr erinnert und der Sprung der Automatisierung zugeschrieben.
Eine Messung fällt manchmal nicht in die gewünschte Richtung aus. Das heißt nicht, dass die Automatisierung nichts gebracht hat; zuerst wird geschaut, was die Zahl erzählt.
Es gibt drei Möglichkeiten und drei verschiedene Antworten. Sie werden der Reihe nach ausgeschlossen.
Die Zählregel kann sich geändert haben, ein ausgenommener Tag kann mitgezählt worden sein, oder die Quelle hat gewechselt. Das wird zuerst ausgeschlossen, sonst wird die falsche Arbeit begonnen.
Der Ablauf trägt vielleicht einen kleinen Teil der Aufgabe. Dann bewegt sich die Gesamtdauer kaum; das Maß der Abdeckung zeigt es.
Der Engpass liegt vielleicht vor oder nach dem automatisierten Schritt und nicht in ihm. Hier wird die Prozesskarte wieder geöffnet.
Das häufigste Ergebnis einer Automatisierung ist Zeit. Wird diese Zeit nicht aufgeschrieben, wird sie unsichtbar: die Arbeit wird leichter, aber niemand kann es zeigen, und die nächste Automatisierung verlangt Überzeugungsarbeit.
Aufzuschreiben, wohin die Zeit gegangen ist, macht den Gegenwert der Automatisierung greifbar und geht in die Entscheidung zum Wachsen ein.
Auch die neu entstandenen Arbeiten aufzuschreiben hält die Aufstellung ehrlich. Das Problem der herrenlosen Arbeit aus der neunten Lektion zeigt sich meist hier, neben der gewonnenen Zeit.
Fällt eine Messung gut aus, ist der erste Gedanke meist, dasselbe überall aufzubauen. Es gibt drei getrennte Wege und die drei sind nicht dasselbe; welcher gewählt wurde, kommt in den Bogen.
Die Entscheidung hängt davon ab, welche Seite der Messung gut ausfiel. Eine neue Arbeit zu öffnen, während die Abdeckung niedrig ist, lässt einen laufenden Ablauf halb liegen.
Die Abdeckung vergrößern: den Anteil der Arbeit erhöhen, der durch die enge Tür geht. Ist das Maß der Abdeckung niedrig, ist das meist der nächste Schritt.
Zweite Niederlassung, zweites Team, zweite Produktlinie. Die Prozesskarte wird kopiert, die Zeilen zu Daten und Rechten aber neu geschrieben.
Zur zweiten wartenden Arbeit im Verzeichnis übergehen. Die Bewertungstabelle der ersten Lektion wird hier ein zweites Mal geöffnet.
Wachsen heißt nicht, den Aufbau zu wiederholen. Welcher Teil des Aufbaus unverändert übergeht und welcher neu geschrieben wird, wird von Anfang an getrennt. Sonst dauert der zweite Aufbau halb so lange wie der erste und bringt doppelt so viele Fehler hervor.
Die Reihenfolge ist diese: zuerst das Kopierte, dann das Angepasste, zuletzt das Zusammengeführte.
Die Zeile des Aufgeschobenen sollte nicht leer bleiben. Was im ersten Aufbau ungelöst blieb, löst sich im zweiten nicht von selbst; es verdoppelt sich.
Nicht jede Automatisierung verlangt nach Wachstum. Manche tun nach dem Aufbau ihre Arbeit, ihr Gegenwert deckt aber die Wartungslast nicht. Das aufzuschreiben öffnet den Weg, eine Automatisierung als Messergebnis zu schließen und nicht als Misserfolg.
Auch die Entscheidung zum Anhalten kommt in den Bogen: welches Maß, welcher Wert, an welchem Datum mit welcher Entscheidung geschlossen wurde.
Ein angehaltener Ablauf wird nicht gelöscht, sondern geschlossen, und sein Nachweis bleibt. Kommt dieselbe Arbeit ein Jahr später zurück, liegen Aufbauzettel und Prozesskarte noch dort.
In der ersten Lektion hatte das Büro die Nachverfolgung der Nachrichten aus Portalanzeigen gewählt. Der Ausgangswert war so geschrieben: achtzig Nachrichten in der Woche, auf jede wird im Schnitt binnen etwa zwei Stunden geantwortet, ein Teil der Nachrichten ging am späten Nachmittag verloren.
Am Ende des sechsten Monats füllt das Büro den Messbogen ein zweites Mal aus. Der Vergleich wird auf der Zeile aus der ersten Lektion gemacht.
Die Zeile Warten: am Anfang lag die erste Rückmeldung im Schnitt bei zwei Stunden, heute liegt sie bei etwa vierzig Minuten. Wie gemessen wurde, steht dabei: der Abstand zwischen der Ankunftszeit des Portaleintrags und der Zeit der ersten Antwort, Werktage, Feiertage ausgenommen.
Die Zeile Abdeckung: nicht alle Nachrichten gehen durch den Ablauf. Telefonisch eingehende Anfragen werden weiter von Hand eingetragen, und das zieht das Maß der Gesamtdauer nicht nach unten. In die Entscheidungsspalte kommt zuerst die Abdeckung; keine neue Arbeit wird geöffnet.
Die Zeile Ausnahmen: im Verzeichnis stehen in sechs Monaten neunzehn Einträge, elf davon kommen aus denselben drei Fällen. Alle drei sind als Regel in den Ablauf eingegangen, die übrigen acht werden von Hand entschieden. Diese Zeile zeigt die Wartungslast.
Die Zeile gewonnene Zeit: bei der Büroleitung sind in der Woche sechs Stunden frei geworden; ein Teil davon geht in das Durchsehen des Wartenden, der Rest in Terminegespräche. Die neu entstandene Arbeit steht in derselben Zeile.
Die Entscheidung des Büros wird nicht Wachsen, sondern Ausweiten: die telefonisch eingehenden Anfragen in denselben Ablauf zu nehmen. Die zweite Arbeit wird im Bogen als die Zeile vermerkt, die nach dem Steigen der Abdeckung aus dem Verzeichnis gewählt wird.
Öffnen Sie diese Woche den Messbogen und füllen Sie die erste Zeile für Ihren laufenden Ablauf aus. Sechs Monate zu warten ist nicht nötig; auch wenn die erste Messung kein Vergleich ist, wird sie zum Boden der zweiten.
Messbogen herunterladen (xlsx) · ein einseitiger Bogen mit den Spalten welches Maß, Ausgangswert, heutiger Wert, wie gemessen wurde und welche Entscheidung; Messkalender, gewonnene Zeit und Entscheidung zum Wachsen sind ebenfalls darin.
Die folgenden kommen nicht aus der Messung, sondern aus ihrer Anlage. Ihr gemeinsamer Zug: keiner davon zeigt sich als Störung im System.
Die heutige Zahl wird geschrieben, es fehlt aber der Boden zum Vergleichen. Das Gespräch läuft über Gefühle statt über die Zahl.
Bei der zweiten Messung wird ein wenig anders gezählt. Die zwei Zahlen sehen vergleichbar aus, erzählen aber nicht dasselbe.
Tausend verarbeitete Datensätze werden gemeldet. Wie lange die Arbeit dauert und wie viel davon nachgebessert wurde, bleibt ungemessen.
Der Ablauf gilt als gescheitert, weil sich das Maß der Dauer nicht bewegt. Dabei geht ein kleiner Teil der Arbeit durch den Ablauf und dort liegt das Problem.
Es wird gemessen, die Zahl wird geschrieben, eine Entscheidung wird nicht gefasst. Nach ein paar Monaten wird der Bogen nicht mehr ausgefüllt.
Ein Ablauf, dessen Gegenwert die Wartungslast nicht deckt, bleibt jahrelang auf der Wartungsliste, weil niemand vom Schließen spricht.
Können Sie am Ende einer Messrunde jeden Punkt dieser Liste beantworten, gilt die Messung als eingespielt.
Die Wörter, die im Gespräch über die Messung vorkommen. Die Maße mit denselben Namen zu nennen hält den Bogen auch im sechsten Monat lesbar.
In dieser Lektion haben Sie die Reihe geschlossen: das Maß gewählt, zum Ausgangswert zurückgefunden, den Grund hinter der Zahl geschrieben und die Entscheidungen zu Wachsen und Anhalten getrennt. Der Lehrplan kommt hier zu seinem Ende.
Die nächste Runde beginnt mit der zweiten Arbeit. Dafür werden das Verzeichnis und die Bewertungstabelle der ersten Lektion wieder geöffnet.
Das Aufgabenverzeichnis, die Bewertung mit drei Kriterien und der Ausgangswert. Der Boden, mit dem die Messung vergleicht, wurde dort geschrieben.
Die Übergabe-Prüfliste und die eine Tür. Die neben der gewonnenen Zeit entstandene Arbeit findet dort ihre Zuständigen.
Der gesamte Schulungsbereich und die seither ergänzten Module.
Wenn Sie den Messbogen gemeinsam ausfüllen möchten, schreiben Sie uns, dann erarbeiten wir Ihren Ausgangswert zusammen.
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