Cuando se habla de automatización, la primera pregunta suele ser qué herramienta usar. Sin embargo, lo que atasca un proyecto rara vez es la herramienta: es haber elegido mal la primera tarea. Esta lección trata de cómo medir si una tarea merece entrar en la cola.
El síntoma es siempre el mismo: el sistema se monta, se usa unas semanas y luego nadie vuelve a abrirlo. La causa rara vez es técnica. O la tarea elegida no se repetía lo suficiente, o su regla dependía demasiado de una persona como para poder escribirse, o de entrada no molestaba a nadie. Si se da alguna de esas, lo construido queda sin usar; se culpa a la herramienta, pero el problema estaba en la elección.
¿La tarea aparece más de una vez por semana? Lo que se hace una vez al mes muchas veces no cubre la instalación y el mantenimiento que arrastra. La repetición frecuente es donde la automatización se paga sola.
¿La persona que hace el trabajo puede escribir los pasos en un papel? Si no se puede escribir, la regla todavía no existe, y no hay nada que entregar a una máquina. Primero la regla; la automatización viene después.
¿Qué ocurre cuando esta tarea se hace mal? Si se pierde un cliente o dinero, la tarea es prioritaria. Si no ocurre nada, automatizarla tampoco corre prisa.
Toda la lección en una frase: la automatización acelera, no repara. Si automatiza un proceso desordenado, el desorden se multiplica a la misma velocidad. Antes de ponerlo en cola, haga la tarea una vez a mano, de principio a fin, anotando los pasos. Si esa anotación no sale, todavía es pronto para automatizar.
No empiece sin medir. Si no sabe cuánto dura hoy la tarea ni cuántas veces se repite en una semana, tampoco sabrá después si el sistema que montó sirvió. Sin una cifra de partida con la que comparar, decir que mejoró es una suposición.
Si no consigue decidir por qué tarea empezar, escríbanos y miramos su proceso juntos.