Schulung · Lektion 1

Welche Aufgabe sollte zuerst automatisiert werden?

Wenn es um Automatisierung geht, lautet die erste Frage meist, welches Werkzeug man nehmen soll. Was ein Projekt blockiert, ist aber selten das Werkzeug, sondern die falsch gewählte erste Aufgabe. Diese Lektion zeigt, wie man misst, ob eine Aufgabe die Warteschlange wert ist.

Wie sieht es aus, mit der falschen Aufgabe zu beginnen?

Das Symptom ist immer dasselbe: Das System wird gebaut, ein paar Wochen genutzt, dann öffnet es niemand mehr. Die Ursache ist selten technisch. Entweder wiederholte sich die gewählte Aufgabe nicht oft genug, oder ihre Regel hing zu sehr an einer Person, um aufschreibbar zu sein, oder sie störte von vornherein niemanden. Trifft eines davon zu, bleibt das Gebaute ungenutzt; die Schuld sucht man beim Werkzeug, das Problem lag bei der Wahl.

Drei Kriterien

Häufigkeit der Wiederholung

Kommt die Aufgabe öfter als einmal die Woche vor? Was einmal im Monat getan wird, deckt Einrichtung und Pflege oft nicht. Häufige Wiederholung ist die Stelle, an der Automatisierung sich trägt.

Lässt sich die Regel aufschreiben?

Kann die ausführende Person die Schritte auf ein Blatt schreiben? Lässt sie sich nicht schreiben, existiert die Regel noch nicht, und es gibt nichts, was man einer Maschine übergeben könnte. Erst die Regel, dann die Automatisierung.

Kosten eines Fehlers

Was passiert, wenn diese Aufgabe falsch erledigt wird? Geht ein Kunde oder Geld verloren, hat die Aufgabe Vorrang. Passiert nichts, ist auch das Automatisieren nicht dringend.

Automatisieren Sie keinen kaputten Prozess

Die ganze Lektion in einem Satz: Automatisierung beschleunigt, repariert nicht. Automatisiert man einen unordentlichen Prozess, vermehrt sich die Unordnung im selben Tempo. Führen Sie die Aufgabe vor dem Einreihen einmal von Hand durch, von Anfang bis Ende, und schreiben Sie die Schritte mit. Kommt diese Mitschrift nicht zustande, ist es für Automatisierung noch früh.

Fangen Sie nicht ohne Messung an. Wenn Sie nicht wissen, wie lange die Aufgabe heute dauert und wie oft sie sich in einer Woche wiederholt, werden Sie hinterher auch nicht wissen, ob das gebaute System geholfen hat. Ohne Ausgangswert zum Vergleich bleibt die Aussage, es sei besser geworden, eine Vermutung.

Wenn Sie sich nicht entscheiden können, mit welcher Aufgabe Sie anfangen, schreiben Sie uns und wir sehen uns Ihren Prozess gemeinsam an.

Häufig gestellte Fragen

Soll ich anfangen, wenn zwei der drei Kriterien zutreffen?

Meist ja, aber schauen Sie, welche zwei. Lässt sich die Regel nicht schreiben, ist Warten die bessere Entscheidung, selbst wenn die anderen beiden zutreffen; eine Aufgabe ohne Regel zu automatisieren heißt, die Entscheidung an die Maschine abzugeben.

Lohnt sich eine kleine Aufgabe?

Sie kann sich lohnen, wenn sie oft wiederkehrt. Aufgaben, die jedes Mal ein paar Minuten dauern, aber täglich mehrfach anfallen, können bessere Kandidaten sein als solche, die Stunden dauern, aber einmal im Monat vorkommen.

Welches Werkzeug soll ich zuerst wählen?

Das Werkzeug kommt zuletzt. Ist die Aufgabe gewählt und ihre Regel geschrieben, zeigt sich meist von selbst, welches Werkzeug passt. Die umgekehrte Reihenfolge führt dazu, dass man Arbeit sucht, die zum Werkzeug passt.

Wie ausführlich muss der Prozess aufgeschrieben sein?

So ausführlich, dass jemand an Ihrer Stelle die Arbeit danach erledigen könnte. Am wichtigsten sind die Entscheidungspunkte: was in welchem Fall geschieht, wo die Ausnahme auftaucht. Bleiben die ungeschrieben, hält die Automatisierung bei der Ausnahme an.

Ist Automatisierung für ein kleines Team zu früh?

Die Teamgröße allein ist kein Kriterium. Auch im Einpersonenbetrieb kann Automatisierung sinnvoll sein, wenn dieselbe Aufgabe oft wiederkehrt und ihre Regel schreibbar ist. Entscheidend ist die Häufigkeit der Wiederholung, nicht die Kopfzahl.