Formation · Leçon 1

Quelle tâche automatiser en premier ?

Quand on parle d'automatisation, la première question porte souvent sur l'outil. Or ce qui bloque un projet est rarement l'outil : c'est le mauvais choix de la première tâche. Cette leçon porte sur la façon de mesurer si une tâche mérite la file d'attente.

À quoi ressemble un mauvais choix de départ ?

Le symptôme est toujours le même : le système est construit, utilisé quelques semaines, puis plus personne ne l'ouvre. La cause est rarement technique. Soit la tâche choisie ne revenait pas assez souvent, soit sa règle tenait trop à une personne pour être écrite, soit elle ne gênait personne au départ. Si l'un de ces cas se présente, ce qui a été construit reste inutilisé ; on accuse l'outil, mais le problème venait du choix.

Trois critères

Fréquence de répétition

La tâche revient-elle plus d'une fois par semaine ? Ce qui se fait une fois par mois ne couvre souvent pas l'installation et l'entretien qu'elle entraîne. La répétition fréquente est l'endroit où l'automatisation se rembourse.

La règle peut-elle s'écrire ?

La personne qui fait le travail peut-elle écrire les étapes sur une feuille ? Si elle ne peut pas s'écrire, la règle n'existe pas encore, et il n'y a rien à confier à une machine. D'abord la règle, l'automatisation ensuite.

Coût de l'erreur

Que se passe-t-il quand cette tâche est mal faite ? Si un client ou de l'argent est perdu, la tâche est prioritaire. Si rien ne se passe, l'automatiser n'a pas d'urgence non plus.

N'automatisez pas un processus cassé

Toute la leçon en une phrase : l'automatisation accélère, elle ne répare pas. Automatisez un processus désordonné et le désordre se multiplie à la même vitesse. Avant de le mettre en file, faites la tâche une fois à la main, du début à la fin, en notant les étapes. Si cette note ne sort pas, il est encore tôt pour automatiser.

Ne commencez pas sans mesurer. Si vous ignorez combien de temps la tâche prend aujourd'hui et combien de fois elle revient dans une semaine, vous ignorerez aussi après coup si le système construit a aidé. Sans chiffre de départ pour comparer, dire que cela s'est amélioré reste une supposition.

Si vous n'arrivez pas à décider par quelle tâche commencer, écrivez-nous et nous regarderons votre processus ensemble.

Questions fréquentes

Faut-il commencer si deux critères sur trois sont remplis ?
En général oui, mais regardez lesquels. Si la règle ne peut pas s'écrire, attendre reste le meilleur choix même quand les deux autres tiennent ; automatiser une tâche sans règle revient à confier la décision à la machine.
Une petite tâche vaut-elle l'automatisation ?
Elle peut la valoir si elle revient souvent. Des tâches qui prennent quelques minutes à chaque fois mais reviennent plusieurs fois par jour peuvent être de meilleures candidates que des tâches de plusieurs heures survenant une fois par mois.
Quel outil choisir en premier ?
L'outil vient en dernier. Une fois la tâche choisie et sa règle écrite, celui qui convient devient généralement évident. Prendre l'ordre inverse revient à chercher du travail qui convienne à l'outil.
Jusqu'où faut-il détailler le processus écrit ?
Assez pour que quelqu'un prenant votre place puisse faire le travail à partir de là. Les points de décision comptent le plus : ce qui se passe dans chaque cas, où apparaît l'exception. S'ils restent non écrits, l'automatisation s'arrête à l'exception.
L'automatisation est-elle prématurée dans une petite équipe ?
La taille de l'équipe seule n'est pas un critère. Même seul, si la même tâche revient souvent et que sa règle peut s'écrire, automatiser peut avoir du sens. Ce qui décide, c'est la fréquence de répétition, pas le nombre de personnes.