İşi Müşteriye Teslim Etmeye Hazırlanmak

İş bitmiş, müşteri kapıda; teslim birkaç dakika içinde yapılıyor ve müşteri ayrılıyor. Ertesi gün gelen bir telefonla, işin bir ayrıntısının konuşulmadığı ortaya çıkabiliyor.

Teslim anı, siparişle başlayan sürecin son adımıdır ve müşterinin işten aklında kalacak izlenimi etkileyebilir. Bu yazı, küçük işletmelerde işi müşteriye teslim etmeden önce yapılabilecek hazırlığı adım adım ele alıyor.

Teslim Anında Neler Gözden Kaçabilir

Teslim anındaki bir aksaklık, çoğu zaman işin kendisinden değil, teslime hazırlıksız gelinmesinden kaynaklanabilir. İş özenle yapılmış olsa da teslim birkaç dakikaya sığdırıldığında, eksik bir parça ya da anlatılmayan bir bilgi gözden kaçabilir.

Aşağıdaki tablo teslime hazırlığın adımlarını, her birinin neden önemli olabileceğini ve ne zaman yapılabileceğini özetliyor.

İşi Siparişle Karşılaştırmak

Teslimden önce işi sipariş notuyla yan yana koymak, farklı yapılmış bir ayrıntıyı müşteri gelmeden ortaya çıkarır. Ölçü, renk, adet ya da pakete girecek parçalar bu karşılaştırmada gözden geçirilebilir.

Karşılaştırmanın kolay olması, siparişin baştan eksiksiz yazılmasına bağlı olabilir. Siparişin alınırken nasıl eksiksiz not edilebileceğini müşteri siparişini alırken yapılan hatalar yazısında anlattık; burada konu, aynı notun teslimden önce yeniden açılması.

Teslim Gününü ve Yerini Netleştirmek

Teslim gününü, saatini ve yerini müşteriyle yeniden konuşmak, iki tarafın aynı anda hazır olmasına zemin hazırlar. Müşteri işi dükkândan mı alacak, yoksa iş ona mı götürülecek; bu sorunun cevabı teslimden önce netleşebilir.

Ertesi günün teslimlerine günün sonunda bakmak, eksik bir hazırlığın vaktinde fark edilmesine yardım edebilir; bu alışkanlığı gün sonunda yarına hazırlık yazısında ele aldık. Söz verilen gün bir tedarik gecikmesi yüzünden tutmayacak gibiyse, müşteriye erkenden haber vermenin yollarını tedarikçi geç teslim ettiğinde yapılabilecekler yazısında anlattık.

Eksik Kalan Bir Şeyi Açıkça Söylemek

Teslim günü geldiğinde işin bir parçası henüz hazır olmayabilir. Bu durumu müşteriye teslim anında değil, önceden ve açıkça söylemek, müşterinin buna göre plan yapmasına yardım edebilir.

Söylerken neyin eksik olduğunu, ne zaman tamamlanabileceğini ve müşterinin şimdilik işi nasıl kullanabileceğini kısaca anlatmak yeterli olabilir. Eksik kalan kısım için verilen yeni günü not etmek, onun da unutulmamasına yardım edebilir.

Müşteriye Anlatılacakları Hazırlamak

Teslim sırasında müşteriye verilecek kısa bir bilgi, teslimden sonra gelebilecek soruların bir kısmını önceden cevaplayabilir.

Bu bilgide üç konu öne çıkabilir.

1. Ne yapıldığı

Yapılan işin kısaca anlatılması, müşterinin neyi teslim aldığını bilmesine yardım edebilir. Siparişten farklı yapılan bir ayrıntı varsa, bunun nedeni de burada söylenebilir.

2. Kullanırken dikkat edilecekler

İşin nasıl kullanılacağı, nasıl temizleneceği ya da nelerden korunması gerektiği gibi bilgiler kısa bir notla verilebilir. Sık gelen soruların nasıl hazır tutulabileceğini müşteriler hep aynı soruyu sorduğunda yapılabilecekleri anlattığımız yazıda ele aldık.

3. Sonradan kime ulaşılacağı

Müşterinin sonradan bir soru ya da istek için kime ve nasıl ulaşacağını bilmesi, küçük bir sorunun beklemeden konuşulmasına yardım edebilir.

Teslimden Sonra Kısa Bir Dönüş Almak

Teslimden birkaç gün sonra müşteriye kısa bir mesajla işin nasıl gittiğini sormak, küçük bir aksaklığın büyümeden fark edilmesine yardım edebilir. Bu dönüş için uzun bir form gerekmeyebilir; birkaç kelimelik bir mesaj ya da kısa bir telefon görüşmesi yeterli olabilir.

Müşterinin bu dönüşte bir sorun anlatması, şikayete dönüşmeden konuşulmasını kolaylaştırabilir. Böyle durumların nasıl kayda alınabileceğini şikayet takibine başlamadan önce yapılabilecekler yazısında ele aldık.

Teslim Adımlarını Herkes İçin Aynı Kılmak

Teslimi farklı çalışanlar yapıyorsa, adımları kısa bir teslim notunda toplamak herkesin aynı hazırlıkla teslime çıkmasına yardım edebilir. Not, birkaç alandan oluşan basit bir liste olabilir.

Not her teslimde aynı yerde tutulduğunda, teslimi yapan kişi değişse de hazırlık aynı kalabilir. Zamanla hangi adımın sık atlandığı da bu notlardan görülebilir.

Özet

Teslim anındaki aksaklıklar, işin kendisinden çok teslime hazırlıksız gelinmesinden kaynaklanabilir. İşi siparişle karşılaştırmak, teslim gününü ve yerini netleştirmek, eksik kalanı önceden söylemek, müşteriye anlatılacakları hazırlamak ve teslimden sonra kısa bir dönüş almak bu hazırlığın adımları olabilir. Adımlar kısa bir teslim notunda toplandığında herkes aynı şekilde uygulayabilir.